|
Digitaal kruispunt waar u inleners en flexwerkers virtueel ontmoet
Flexinfo, editie 1, 2007 - Papierwerk en telefoneren zouden niet tot de kernactiviteiten van een intercedent hoeven te behoren. Om uw administratieve taken tot een minimum terug te brengen, biedt CTB E-Flexer. Met E-Flexer beschikt een uitzendbureau over een eigen webportaal, waar snel informatie met inleners en flexwerkers kan worden uitgewisseld. En de nieuwe versie E-Flexer biedt nu nog veel meer mogelijkheden. Erich Radstake, consultant en Ronald de Ruig, commercieel directeur, geven een overzicht van de nieuwe interactieve functies.
Maar eerst: wat is E-Flexer?
Met de applicatie hebben zowel inleners als flexwerkers via hun eigen internetaansluiting overal en altijd toegang tot de juiste informatie. "De portal van E-Flexer staat onder de paraplu van het uitzendbureau en wordt opgemaakt in de huisstijl van de klant”, vertelt Erich Radstake. “Inleners en flexwerkers kunnen naar de portal via de website van het uitzendbureau, waar ze inloggen op een beveiligd gedeelte.” Daar vinden ze informatie als loonstrookjes (via de module E-Loonstrook), facturen (E-Factuur) en jaaropgaven (E-Jaaropgaaf).
Virtuele ontmoetingsplek
Het voordeel is dat iedereen altijd en op elke plek up-to-date informatie heeft. Bovendien zijn intercedenten veel minder tijd kwijt aan de afhandeling van vragen over loonstroken en facturen. Dat scheelt in personele kosten. Bovendien hoeft de administratie niet meer per post te worden verstuurd, wat veel werk kost en dus duur is. Naast kostenbesparing en efficiency heeft E-Flexer nog een belangrijke meerwaarde. De portal biedt een plek waar inleners en flexwerkers elkaar virtueel kunnen ontmoeten, maar wel onder de vlag van de uitzender.
E-Wub
In de nieuwe generatie E-Flexer is E-Wub opgenomen, het digitale werkurenbriefje dat na het accorderen door een betrokken partij -uitzendkracht, inlener of uitzendbureau- kan worden verwerkt in FMS. “Vooral de wat grotere organisaties zijn gebaat bij E-Wub”, zo legt Ronald de Ruig uit. “Want E-Wub is onder andere via Sides, de digitale standaard binnen de uitzendbranche, geïntegreerd in FMS. Zodoende zijn er allerlei onderlinge controles mogelijk. En het werkurenbriefje kan makkelijk worden verwerkt in een timecard of in een factuur.”
Er is geen gevaar dat gegevens tussen wal en schip raken. E-Flexer heeft een automatisch notificatiesysteem, waardoor bijvoorbeeld de inlener via e-mail een bericht krijgt dat er werkurenbriefjes ter goedkeuring gereed staan. Na accordering worden die briefjes automatisch verwerkt tot loon- en factuurgegevens. Bovendien vindt telkens een controle plaats of alle documenten wel volledig zijn ingevuld. Mocht het zo zijn dat gegevens niet of verkeerd zijn ingevuld, dan krijgt de betrokkene automatisch een bericht.
E-Beheer
Met E-Beheer, ook een nieuw onderdeel in E-Flexer, kunnen flexwerker en inlener bepalen wie geautoriseerd wordt om met de verschillende modules te werken. “De workflow is in te stellen door iedereen die geautoriseerd is als hoofdbeheerder. Ze kunnen daarvoor een standaard instelling gebruiken of een instelling naar eigen keuze, want de urenadministratie verloopt nooit hetzelfde. Het kan zijn dat de flexwerker zelf urenbriefjes invult die door de inlener worden getekend maar het kan ook andersom”, aldus Radstake. “Hoe de workflow ook verloopt, het is altijd razend makkelijk in te stellen”, vult de Ruig hem aan.
Via E-Beheer beheert de inlener ook zelf de contactpersonen binnen zijn organisatie. Deze worden direct verwerkt in FMS. Zo heeft het uitzendbureau ook altijd de meest recente gegevens van de inlener voorhanden, zoals de juiste contactpersonen, e-mailadressen en telefoonnummers.
E-Inschrijving
Ook voor toekomstige flexwerkers biedt E-Flexer oplossingen. “Uitzenders kunnen vanuit FMS snel en automatisch een oproep op alle grote vacaturesites plaatsen. Geïnteresseerde flexwerkers kunnen direct online reageren op die vacature. Zij kunnen zich online aanmelden via het E-Flexer webportal en inschrijven via E-Inschrijving. Hun gegevens worden direct verwerkt in FMS”, zegt Radstake.
Door de nieuwe generatie E-Flexer verandert de werkwijze van uitzendbureaus nog meer, stelt Ronald de Ruig. “Normaal moet de intercedent alles invoeren. Met FMS doet elke betrokken partij dat zelf. De uitzender hoeft de administratie alleen nog maar te controleren en dat gebeurt ook grotendeels automatisch.” Zo kan hij zich richten op de corebusiness van uitzenden: matchen!
|
