Tendermanagement: je pijlen richten op de juiste projecten
Technische dienstverleners, bedrijven in de bouw en organisaties in de maritieme sector investeren vaak enorme bedragen om mee te mogen dingen naar een nieuwe opdracht. De kosten van deze salesinspanningen kunnen uiteenlopen van enkele tienduizenden euro’s tot soms wel honderdduizenden euro’s. Toch bestaat er geen één bedrijf dat alle opdrachten wint waar het op aanbiedt. Althans, ik ken ze niet. Dat betekent dus dat er grote investeringen gedaan worden in aanbestedingen die niets opleveren.
Wat ook nog wel eens voorkomt is dat er geïnvesteerd wordt in het maken van een aanbieding voor een opdrachtgever waar een concurrent structureel van je wint. Of waar de opdrachtgever financiële of juridische voorwaarden stelt, waar je als bedrijf niet aan kan of wil voldoen. Aan dergelijke opdrachten zou je helemaal niet moeten beginnen. De vraag is dus: hoe bewust maak jij de keuze waar commerciële investeringen gedaan worden? Hoe geef jij invulling aan tendermanagement?
Marktanalyse en kennisdeling
Het is de kunst om als organisatie van reactief naar proactief te gaan bij het bepalen waar je tijd en kostbare resources in investeert. Is dat eenvoudig? Nee! Ten eerste heb je namelijk een volledig overzicht nodig van alle potentiële opdrachten en het moment waarop die beschikbaar komen op de markt. En dan niet alleen de grotere aanbestedingen, maar ook de opdrachten vanuit lokale overheden en vanuit het bedrijfsleven. Goed gebruik van externe bronnen, zoals bouwberichten, TenderNed of TED (Tenders Electronic Daily), helpen hier absoluut bij, maar daar staat niet alles vermeld. Vergeet niet je eigen organisatie. Daar is namelijk veel kennis aanwezig van ontwikkelingen bij bestaande klanten, relaties en opdrachtgevers. Worden die al vastgelegd? Op deze manier krijgt tendermanagement een centrale rol en krijgt de organisatie een beter beeld van al het werkpotentieel.
Commerciële pijlen richten
Het gaat verder. Ten tweede heb je van al die toekomstige projecten de juiste informatie nodig om te kunnen bepalen wat potentieel de gunstigste en de meest kansrijke opdrachten zijn. Je wilt immers je commerciële pijlen richten op de projecten met de hoogste scoringskans. Toch? Dat betekent gestructureerd informatie verzamelen over aspecten waarvan jij bepaald hebt dat ze belangrijk zijn voor jouw organisatie. Voor de hand liggende criteria voor een goed potentieel project zijn de kans op een goed rendement, beheersbare risico’s en redelijke en haalbare financiële en juridische voorwaarden. Maar ook bij voorkeur een concurrentiepositie die stevig genoeg is om te winnen. Dat is ook tendermanagement.
Structuur is het sleutelwoord
Als je structureel in staat bent om te investeren in de juiste opdrachten, die ook te winnen zijn, dan leg je de basis voor een gezond(er) bedrijf. Structuur is hier het sleutelwoord, want je moet gestructureerd informatie gaan vastleggen. Je hebt hiervoor een centraal CRM-systeem nodig om alle potentiële kansen uit alle mogelijke bronnen te registreren. Om informatie in te lezen vanuit bijvoorbeeld externe bronnen, om e-mail direct om te zetten naar een kans of om onderweg een verkoopkans te registreren via een CRM-app. Je hebt een systeem nodig waarin je goedkeuringsprocedure is opgenomen om grip te houden op je tenderproces. Cruciaal hierin is dat je ook bereid moet zijn dit af te dwingen in je bedrijf. Alle potentiële kansen horen in het CRM-systeem en lijstjes moeten verbannen worden. Misschien één Excelexport dan, voor bij een maandelijks overleg. Lees ook dit blog.
Vervolgens is het zaak om informatie vast te gaan leggen over de gespotte kansen. Welke planning hoort erbij? Wat weten we van deze kansen? Of hoe schatten we het rendement, de marges, de risico’s en de voorwaarden in? Gaan we een consortium aan en met wie? Wat weten we van de opdrachtgever? Hoe vaak hebben we daar al aangeboden? Hoe vaak hebben we toen gewonnen of verloren? Je hebt een CRM-systeem nodig dat je commerciële team begeleidt door dit gestructureerde proces en waarin al deze informatie wordt verzameld en vastgelegd. Dan is het niet meer nodig om op alles te schieten, maar richt je je commerciële pijlen op de juiste projecten.
Customer Engagement en relatiebeheer als kers op de taart
Met deze schat aan informatie kan je als bedrijf kiezen om mee te dingen naar de opdrachten die je binnen wilt halen. Je stuurt bewust richting grotere winstgevendheid, meer voorspelbaarheid en lagere risico’s. Als extraatje krijg je door gebruik van het CRM-systeem ook je relatiebeheer veel beter op orde. Contactpersonen bij opdrachtgevers, adviseurs, onderaannemers en overheden leg je allemaal meteen vast, zodat je inzicht krijgt in netwerken. Je bouwt een historisch overzicht van relaties op en je weet bij welk project of klant ze betrokken waren. Beter relatiebeheer zorgt ervoor dat kennis, dat nu in de hoofden van individuen zit, weer van het bedrijf wordt.
