4 onmisbare tips voor succesvol change management
‘Voldoende aandacht geven aan change management is cruciaal voor het succesvol laten zijn van je project. Het eerste wat wij onze opdrachtgevers vragen is: wanneer is een project dan succesvol? Dit verschilt natuurlijk per bedrijf: de één is op zoek naar structurele klanttevredenheid, een ander naar een beter projectrendement.’ Dat zegt Bram de Jager, Manager Business Development & Projects bij CTB.
Het belang van een change team
‘Samen met onze opdrachtgevers volgen we vier heldere stappen, waarin we indien nodig een change team inzetten. Vanuit onze visie is het belangrijk dat de gewenste verandering enerzijds goed begeleid wordt door een ervaren partner en anderzijds dat het vanuit een change team intern gedragen wordt. Dat interne draagvlak is heel belangrijk. Iedereen weet immers hoe er naar een externe trainer wordt gekeken, zo van ‘daar heb je weer iemand die ons wel even gaat vertellen hoe wij ons werk moeten doen’. Daarom kiest CTB ervoor om samen te werken met een intern change team. De leden daarvan leiden we op, we coachen ze en zorgen ervoor dat de opgedane kennis binnen de eigen organisatie gebracht en geborgd wordt. Bij een volgende verandering, met of zonder CTB, kunnen de leden van het change team op basis van de opgedane vaardigheden weer een soortgelijke rol aannemen. Zo wordt het uitrollen van implementaties binnen een organisatie een stuk minder complex.
De vier stappen
1. Formuleer business doelstellingen
‘We werken met name voor grote, landelijke opdrachtgevers in de techniek- en bouwsector en zij hebben te maken met specifieke business doelstellingen. Zo vinden er bijvoorbeeld goedkeuringsprocessen plaats op basis van de tenders die ze doen. Voor sommige klanten is het bijvoorbeeld een doelstelling dat ze het goedkeuringsproces in één keer goed willen doorlopen. Een ander voorbeeld: met regelmaat wil men de commerciële pijplijn volledig inzichtelijk maken, omdat een bedrijf wil weten wat voor werk er op ze afkomt, zodat ze kunnen beoordelen of ze het werk aankunnen of juist nódig hebben met de beschikbare resources. Zeker in deze tijden, waarin enerzijds goede vakmensen, maar anderzijds ook materiaal schaars is, wil je immers goed nadenken over waar resources op ingezet worden. Lang verhaal kort: je moet je business doelstellingen dus helder hebben: wat gaan we doen, waarom gaan we dat doen en wat hebben degenen die het gaat raken er uiteindelijk aan? Als je daar van tevoren niet goed genoeg bij stilstaat dan verandert de doelstelling continu. Het is net als met een gebouw, als de fundering niet goed gelegd is, wordt het nooit wat.’
2. Actief betrokken partijen
‘Betrek mensen uit alle lagen van de organisatie bij het project. Dat omvat dus mensen uit de directie én uit het middle management. Maar ook direct leidinggevenden en eindgebruikers zijn onmisbaar. Zo kan een lid uit de directie uitleggen waarom een project wordt gestart, kan een criticus door bijgepraat te worden omgeturnd worden in een zeer enthousiaste ambassadeur en haalt die eindgebruiker zijn hakken uit het zand omdat hij eindelijk beseft wat dit project hem gaat brengen. Termen als awareness en desire zijn hierbij belangrijk. De eerste term gaat over het waarom en de tweede gaat over het persoonlijk verlangen om mee te gaan in de verandering’, zegt Bram.
3. Houd vinger aan de pols
‘Kijk, change management is niet alleen het schrijven van plannen en deze vervolgens uitvoeren, maar het heeft ook vooral te maken met continu meten hoe ver de gebruikers in het proces zijn. Feitelijk is het een continu proces, dat niet eindigt met de oplevering van het project. Zelf gebruiken wij het ADKAR-model van Prosci. Dit gaat over Awareness, Desire, Knowledge, Ability en Reinforcement. Het gaat te ver om in dit blog precies uit te leggen wat het model inhoudt, maar het is een effectief hulpmiddel voor het bepalen van de aandachtsgebieden van verandermanagement, zodat zoveel mogelijk mensen binnen de organisatie de verandering actief (blijven) ondersteunen.’
4. Bereid je voor op weerstand
‘Waar veranderingen worden ingezet, ervaar je weerstand. Bereid je hier dus op voor. Een mooie metafoor daaromtrent gaat over een bus. Stap één is: snap je wel dat je in de bus zit? Stap 2 zegt: en begrijp je dat je naar een andere locatie moet gaan? Dat betekent dus ook, zegt de volgende stap, dat je op tijd bij de bushalte moet zijn. Kijk, wanneer iemand nog niet doorheeft dat hij in de bus zit, lees: in een bedrijf dat volop verandert, dan zal hij ook nooit instappen. Laat staan dat hij op tijd bij de bushalte is. Besef je dus dat de verandering continu om aandacht vraagt, en dat ná het vertrekken van de bus, er nog steeds mooie nieuwe ideeën ontstaan, waar je naar moet willen luisteren. Ook hier wil je structuur in aanbrengen.’
Neem contact met ons op
Het spreekt voor zich dat we graag verder met je praten over bovenstaand belangrijk thema. Neem vrijblijvend contact met ons op. Je bent van harte welkom bij ons op het bedrijf, maar uiteraard bezoeken we ook graag jouw locatie.
