De afgelopen maanden signaleren wij een trend die veel toegevoegde waarde creëert voor gebruikers van Teams, maar ook voor de ICT-afdelingen die deze gebruikers bedienen. Steeds meer bedrijven kiezen namelijk voor het koppelen van Microsoft Teams aan het ERP of CRM. En met P365 van CTB kan dat eenvoudiger dan je denkt, ongeacht welk bronsysteem je gebruikt. Een belangrijke vraag om vooraf te beantwoorden is: Waarom zou ik dit doen?
In deze blog geef ik antwoord op die vraag en leg ik uit welke voordelen de koppeling heeft voor een ICT-afdeling die het gebruik van Teams in zijn organisatie op een geordende wijze naar een hoger niveau wil tillen.
Een integratie tussen Teams en ERP of CRM betekent dat er data uit het bronsysteem wordt gebruikt om het aanmaken van Teams en de inrichting daarvan (kanalen, folders, metadata en meer) volledig te automatiseren. Vanuit een ICT-perspectief beschrijf ik 5 voordelen van een dergelijke integratie.
Benieuwd naar de voordelen voor de business? Lees dan dit blog.
1. Verbeterde governance
De integratie tussen Teams en een bronsysteem is gebruikelijk daar waar er veel Teams en/of kanalen ingezet worden. Bijvoorbeeld voor klanten, offertes, projecten, zaakdossiers enzovoorts. In dat geval speelt altijd de vraag: Hoe houden we grip op het aantal Teams dat ontstaat, onder andere met naamgeving; voorkomen van dubbele invoer; duidelijk eigenaarschap, maar ook een duidelijk archiefbeleid?
Door het aanmaken van een Team (of een kanaal) te standaardiseren en te automatiseren vanuit het bronsysteem ontstaat er vanzelf meer structuur. De naamgeving is altijd exact hetzelfde als in het bronsysteem, de projectleider ook. En door de link naar het Team ook op te slaan in het ERP kan elke gebruiker zien dat er al een Team aangemaakt is.
2. Beveiliging van data op orde
De Teams die uitgerold worden vanuit een bronsysteem worden aangemaakt op basis van vooraf – door de business – uitgedachte en gestandaardiseerde templates inclusief een duidelijke rollen- en rechtenstructuur. Dat betekent dat ook op dit vlak er een uniforme structuur ontstaat omdat de beveiligingsrollen automatisch en consistent worden uitgerold. Het wordt dus niet meer individueel per project naar eigen inzicht ingericht.
Dit wordt zo mogelijk nog belangrijker om onder controle te hebben na de komst van de zogenaamde Shared Channels in Teams waarmee samenwerken met externen gemakkelijker wordt dan ooit tevoren. Het gebruik van Shared Channels vraagt ook om een duidelijke structuur; om te voorkomen dat het niet meer inzichtelijk is welke externen bij welke data kunnen.
Een integratie tussen Teams en een bronsysteem zorgt ook op dit vlak voor standaardisatie en daarmee dus voor een betere informatiebeveiliging.
3. Trainen, onboarden en support wordt eenvoudiger
Naast de koppeling en automatisering is een ander belangrijk aspect van een integratie tussen Teams en een bronsysteem; de standaardisatie van de Teams-configuratie in templates. Een gestandaardiseerde werkwijze kan gedocumenteerd worden en verwerkt worden in standaard trainingsmateriaal, instructiefilmpjes, et cetera. En daarmee wordt het trainen, onboarden maar ook het beantwoorden van gebruikersvragen veel gemakkelijker. Let op; het gaat hierbij niet om de bediening van Teams maar ook de bedrijfslogica die van veel groter belang is. In de standaardisatie worden zaken vastgelegd zoals: Hoe en waar werken wij aan offertes voor klanten? En dat is kritiek om chaos te voorkomen en op te kunnen schalen.
4. Teams adoptie neemt toe
Eén ding is heel helder geworden in alle implementaties die wij uitgevoerd hebben de afgelopen jaren. Gebruikers willen duidelijkheid! Gebrek aan duidelijkheid in gebruik van Teams leidt tot chaos, informatie die kwijtraakt en gebruikers die nog meer vastklampen aan zaken die ze kennen zoals de e-mail en de netwerkschijven.
De integratie, standaardisatie en de automatisering zorgen voor de duidelijkheid die gebruikers nodig hebben. Aangevuld met duidelijke materialen voor training ontstaat er zo een werkwijze die echt opgeschaald kan worden tot een breed gedragen, efficiëntere werkwijze voor het hele bedrijf.
5. Beheer vereenvoudigen
Tot slot brengt de integratie, standaardisatie en automatisering grote voordelen voor het beheer van Teams, de templates en het support richting eindgebruikers. De beheerskosten zijn beheersbaar en voorspelbaar omdat processen goed gedocumenteerd zijn, gebruikers getraind zijn in een duidelijke werkwijze én omdat ICT-medewerkers geen repetitieve handmatige en foutgevoelige handelingen hoeven uit te voeren; zoals het aanmaken van Teams en het toekennen van rechten.
Lunchwebinars
Dank voor je aandacht tot zover. Wil je meer weten hoe het HOE en de rol die onze oplossing P365 hierin speelt? Doe dan mee met een webinar over Teams en integratie met ERP of CRM! Klik hier om de data te checken en je alvast in te schrijven!
