Veel mensen zien welke potentie Teams heeft. Dat blijkt wel uit onze onderzoeken en gesprekken met klanten. Maar wat we ook zien, is dat mensen het weten en willen, maar het onvoldoende dóen. Er zit een gat tussen inzicht en actie. In dat geval staat je maar één ding te doen: maak er beleid op. Maak afspraken en houd je eraan. Toon discipline. Om je hierbij te helpen, geven we je 5 praktische tips. Tips waarmee je stap voor stap je beleid neerzet voor Teams in je organisatie.
(Wil je nog eens nalezen welke 7 voordelen Microsoft Teams heeft voor jouw organisatie? Bekijk dit artikel over de 7 voordelen van Microsoft Teams.)
5 tips voor Microsoft Teams beleid:
- Stel een behapbaar doel. Bepaal waar en hoe je Teams in eerste instantie gaat inpassen en maak daar afspraken over. Ga bijvoorbeeld met één afdeling in een team werken, of met één (intern) project. Wanneer dit lukt, bouw je uit.
- Ga all-in. Wanneer je als afdeling besluit alles in Teams te doen, neem je afscheid van alle andere kanalen die er zijn. Dus stop met e-mail en het WhatsAppgroepje van de afdeling. Sla alle documenten op in het Team, start elk nieuw onderwerp met een duidelijke titel, reageer hier op elkaar en werk samen aan documenten. Mails van mensen buiten het Team kun je als gesprek in het Team voegen en ook hier bespreken.
- Bedenk een logische indeling van dit Team in kanalen. Kijk naar je manier van werken en bundel de belangrijkste onderwerpen bij elkaar in drie tot vijf kanalen. Gun jezelf vergissingen, je kunt altijd onderweg nog iets aanpassen. Het gaat erom dat je een opzet vindt die voor jullie het meest effectief is, zodat je inderdaad all-in kúnt gaan.
- Bedenk welke extra tools in Teams handig zijn. Gebruik bijvoorbeeld Planner voor taken. Of maak in een tabblad een koppeling naar een systeem of website dat je veel gebruikt in een proces. Combineer op deze manier zaken en creëer zo shortcuts.
- Help elkaar volhouden. Nieuw gedrag moet je minstens twintig dagen achter elkaar volhouden voordat het een nieuwe gewoonte begint te worden. In die twintig dagen zijn er momenten waarop je het ‘even op de oude manier’ wil proberen. Niet doen. Houd vol. Help elkaar hierin door elkaar aan te spreken op ‘terug-bij-af-gedrag’ en zoek naar manieren waarop je zaken toch op de nieuwe manier kunnen doen.
Meer advies op maat? Doe mee aan ons onderzoek. Het is bijna afgerond. Dit is je laatste kans!
