De Microsoft 365 licenties zijn aangeschaft, alle medewerkers hebben toegang tot tientallen nieuwe applicaties. De afgelopen vier jaar heb ik diverse bedrijven gesproken over de adoptiestrategie voor Microsoft applicaties, in het bijzonder Teams en SharePoint. Zelf vind ik ook de strategie rondom governance van Microsoft Teams heel interessant:
- Wanneer mag iemand een team of een kanaal aanmaken?
- Hoe ga je om met gebruikersrechten?
- Wil je bestanden opslaan binnen Teams?
- Wil je externen toegang geven?
Hier wordt natuurlijk, binnen de meeste bedrijven, van tevoren goed over nagedacht.
Ben je nog niet zo bekend met deze apps? Ga dan naar Office.com voor meer informatie.
Alles dichttimmeren of juist experimenteren met nieuwe mogelijkheden?
Je wilt uiteraard dat medewerkers nieuwe technologie snel tot zich nemen. Het vrijgeven van Teams binnen je organisatie is dan een prima optie. Wanneer je dit doet, zul je zien dat diverse medewerkers enthousiast aan de slag gaan en teams aanmaken voor afdelingen, klanten en projecten. Tegelijkertijd ontdekken ze allerlei mooie functies binnen Teams en SharePoint. Precies wat je wilt natuurlijk!
Elk voordeel heeft zijn nadeel
Je hoort waarschijnlijk al een ‘maar’ aankomen. Helaas is die er ook; het gevaar van weinig restricties is namelijk dat er een wildgroei van teams kan ontstaan. Voor je het weet, krijg je dit soort situaties:
- Voor elk los project wordt direct een team en 4 kanalen aangemaakt.
- Er zijn geen duidelijke afspraken gemaakt over het opslaan en delen van projectinformatie. Als gevolg hiervan wordt informatie op 3 verschillende plekken opgeslagen.
- Van sommige documenten zijn meerdere versies te vinden, ondanks het fantastische automatische versiebeheer.
Wil je dit soort problemen volledig uitsluiten, of in ieder geval voor zover mogelijk, dan kun je ervoor kiezen om bepaalde functies van Teams te blokkeren of uit te zetten. Hierdoor is er veel minder risico op wildgroei en chaos in Teams. Dit zorgt alleen wel voor een andere uitdaging; hoe gaan de medewerkers alle nieuwe mogelijkheden ontdekken?
Standaardiseer en automatiseer de inrichting van Teams
Zoals je ziet; het is een lastig dilemma. Je wilt Teams geordend en overzichtelijk houden, maar je wilt de hele boel ook niet dichttimmeren. Hoe los je dat op?
Als eerste is het belangrijk een structuur en logica voor de inzet van Teams te ontwerpen, op basis van het bedrijfsproces. Maak onderscheid tussen primaire, ondersteunende en sturende processen. Met de hulp van key-users die het bedrijf goed kennen, kun je hier een blauwdruk mee opstellen. Het is cruciaal dat dit gecommuniceerd wordt richting medewerkers, dan weten zij namelijk ook waar ze aan toe zijn.
Daarnaast wil je zoveel mogelijk repeterende taken automatiseren. Dat scheelt tijd én voorkomt fouten. Dat kan bijvoorbeeld door Teams te integreren met het ERP- of CRM-systeem. Dit zorgt er ook meteen voor dat je data betrouwbaar en up-to-date is. Het aanmaken van een nieuw team is nog zo’n tijdrovende, foutgevoelige taak. Helemaal wanneer je voor elk team de kanalen, folders en gebruiksrechten moet inrichten. Gelukkig is dit ook volledig te automatiseren!
Als jij je nu afvraagt: “Hoe doe ik dat dan?” Daar helpen wij je graag bij! Kijk eens op deze pagina over P365, of vraag een demo aan.
