De afgelopen weken heb ik met een flink aantal bedrijven het CTB benchmarkrapport – over gebruik van Teams bij projectorganisaties – doorgenomen.
Wat mij opvalt is dat bij Microsoft Teams implementaties nog vaak gedacht wordt vanuit de functies van het product én dat men als gevolg worstelt met de adoptie bij gebruikers. Regelmatig komt het voor dat gebruikers last hebben van een ongestructureerd gebruik van Teams, dat leidt tot verspilde tijd (aan zoeken) en soms zelfs tot teruglopend draagvlak voor Teams.
Begin goed, zodat je geen tijd en draagvlak verspilt
Mijn advies aan ICT-afdelingen die hiermee aan de slag willen is; start met het werk! Wat bedoel ik daarmee? Het voordeel halen uit Teams draait niet om Teams zelf, maar om het (samen)werken dat je met behulp van Teams doet. Bijvoorbeeld samenwerken met collega’s aan een procesverbetering, calculeren en schrijven voor een offerte of het uitvoeren van een klein of groot project.
Door je te verdiepen in het (samen)werken in de organisatie en wat gebruikers echt nodig hebben, kan je de beste vertaling maken naar de functies van Teams. Daarmee zorg je ervoor dat het ook aansluit bij de werkwijze van gebruikers, zodat ze het beter adopteren.
Bijvoorbeeld: Voor een klein project of een klus kan een kanaal in een verzamelteam – of zelfs alleen een extra map en een bericht in een verzamelkanaal – niet alleen voldoende zijn, maar ook het meest efficiënt. Voor een groot project daarentegen is een dedicated Team, met diverse kanalen, extra tabbladen, uitgebreide functies voor documentbeheer én een slim geconfigureerde SharePoint-site voor samenwerking met de klant, waarschijnlijk beter.
Ontdek de beste oplossing
Zo zijn er ook in de ondersteunende en sturende processen vele diversificaties aan te brengen in het werk en naar wat gebruikers nodig hebben. Daar kom je alleen achter door te starten met het werk en daarna pas te ‘mappen’ naar functies.
Naast het werk is de organisatiestructuur ook van belang. Door de organisatiestructuur en het werk in kaart te brengen kan je een functionele blauwdruk maken voor de inzet van Teams. Een functionele blauwdruk die duidelijkheid geeft aan de hele organisatie over wie, wat, waar en hoe doet in Teams. En zo leg je het fundament voor goede adoptie en voorkom je wanorde.
Meer weten? Download het benchmarkrapport met de 5 aanbevelingen voor projectorganisaties!
