CTB.nlTechniekVan Dorp kreeg informatie en archivering onder controle

Van Dorp kreeg wildgroei aan informatie onder controle

‘Ik vergelijk het met het ontstaan van het Engelse spoorwegennet’
partner-logo

20 vestigingen door het hele land
1250 medewerkers
Klant van CTB sinds 2018, voornamelijk onderhoudscontracten van gebouwen

Familiebedrijf Van Dorp begon in 1985 als traditioneel installatiebedrijf. Ze zijn uitgegroeid tot technisch dienstverlener dat méér doet dan installaties en continu innoveert.

ICT-manager Eric Overgaauw zag dat het bedrijf ‘de wildgroei aan informatie en archivering steeds moeilijker onder controle kreeg. We waren ervan overtuigd dat we naar een Office 365-oplossing moesten en jullie oplossing kwam het meest dichtbij. Ook voelde ik jullie commitment om met ons een gezámenlijke oplossing neer te zetten.’

De link met groei

‘Mijn kijk op de rol die informatie speelt binnen een bedrijf, is een tikkie filosofisch. Denk aan de manier waarop het spoorwegennet in Engeland ontstond in de negentiende eeuw. Om het treinsysteem te laten werken en afspraken te kunnen maken over wanneer welke trein waar reed, moesten er afspraken worden gemaakt over tijd. Tot dat moment hanteerde niet iedereen in het land dezelfde tijd. Vanaf het moment dat die afspraak er wel was, ontstond de samenhang, de samenwerking, het netwerk. Oftewel: zodra je informatie vastlegt en deelt, ontstaat er een gemeenschap. Die samenhang van informatie wordt ook gevonden in de manier waarop je met P365 in Teams samenwerkt. Daarom zijn we met CTB gaan samenwerken.

Het zijn de samenwerking en samenhang binnen een bedrijf die zorgen voor groei. Wanneer je medewerkers in Teams aan elkaar koppelt rond een klant, project of locatie – soms verandert de huurder, maar blijft het gebouw in ons beheer – dan verdwijnt de vrijblijvendheid en vang je op wat een collega laat vallen. Dit is een voorbeeld van wat een goed digitaal informatiesysteem doet voor de interne samenwerking en het bedienen van je klant.

Efficiencyslag

‘Maar Office, SharePoint, Teams: het is prachtig, maar niet laagdrempelig. Met CTB konden we goed overleggen over de manier waarop we ervoor konden zorgen dat mensen niet in de oude systemen blijven hangen maar de nieuwe software gebruiken. We besloten aan P365 een persoonlijke tijdlijn toe te voegen, een Persoonlijke Informatie Portal. Dat herkennen mensen van Social Media, waardoor P365 een stuk laagdrempeliger wordt. De tijdlijn geeft de gebruiker continu relevante informatie en meldingen die pas weggaan als je er iets mee doet. Dus einde aan van-je-scherm-af-vallende post-its en een enorme efficiencyslag voor je werkzaamheden.’

‘Strenge uitrol’

Wat we ook hebben gedaan: de uitrol veel aandacht gegeven. Als iedereen de tooling kent, wordt er meer informatie uitgewisseld en ontstaan er initiatieven. Daarom hebben we mensen opgeleid die medewerkers begeleiden in het werken met P365. Voorbeeldje: na de eerste weken gingen medewerkers foto’s uitwisselen via P365: “Kijk, zo zag het er uit toen ik binnen kwam – een berg spaghetti. En nu ziet het er zo uit”. Ze zijn trots op wat ze doen en dat delen ze. Ook dit is een uiting van samenhang.  Die saamhorigheid is de basis van je bedrijf.’

Download ons Whitepaper P365

Whitepaper P365

Whitepaper P365

Leer hoe Teams een herkenbaar, helder en behulpzaam werkinstrument wordt met P365.
GRATIS EBOOK

De ultieme werkomgeving voor projectleden

Project 365 is de ultieme werkomgeving voor projectmanagement en laat al je projectdeelnemers werken met alle waardevolle functionaliteit van Office 365.

Wat waren de doelstellingen?

  • Business in controle, niet de IT-afdeling

    Met P365 kunnen, zonder tussenkomst van IT-collega’s, projectdossiers eenvoudig en veilig worden opgestart. Door de naadloze koppeling met bronsystemen, kunnen projecten ook worden geïnitieerd vanuit ERP- of CRM-systemen. P365 levert een set aan standaardprojecten mee, zodat elk projectdossier er hetzelfde uit ziet. Al het handwerk is geautomatiseerd. De samenstelling van projectteams gebeurt steeds op dezelfde manier.

  • De ultieme werkomgeving voor projectleden

    P365 is de ultieme werkomgeving voor projectmanagement en laat al je projectdeelnemers werken met alle waardevolle functionaliteit van Office 365. Van documentmanagement tot samenwerking en van teamcommunicatie tot mobiliteit.

    Download e-book

  • Fouten voorkomen in één centraal projectdossier

    P365 is de werkomgeving waarin alle waardevolle functionaliteit van Office 365 samenkomt. Het geeft meer samenhang tussen Apps en de functionaliteit is branchespecifiek. Binnen deze omgeving kunnen projectdeelnemers alle verschillende elementen beheren. In één oogopslag is helder tot welke projecten zij toegang hebben. Communicatie, informatie, dossiers en documenten, taken en processen; dit alles komt samen op één plek.

    Er komt een eind aan het zoeken naar berichten die via verschillende kanalen verstuurd zouden kunnen zijn. Medewerkers hebben via deze werkomgeving toegang tot alle documenten waartoe zij geautoriseerd zijn. Via welk device en vanaf welke plek dan ook. Documentmanagement, samenwerking en kennisdeling komen op deze manier dus optimaal tot hun recht. In alle lagen van de organisatie.

  • Procesverbeteringen aanbrengen

    In P365 zit de mogelijkheid om continu verbeteringen aan te kunnen brengen in processen (continuous improvement). Medewerkers kunnen lessons learned aangeven. Dat is uitermate waardevol om processtappen – die om welke reden dan ook tijdrovend, complex of onuitvoerbaar zijn gebleken – te benoemen.

    Verbeteringen kunnen direct in het proces worden doorgevoerd. De eerstvolgende keer dat het bewuste proces wordt ‘aangeroepen’, is de optimalisatie doorgevoerd. Medewerkers merken dat het werk er beter van wordt en de kwaliteit richting opdrachtgevers omhoog gaat.

Matthijs Braak

Sparren om te kijken of P365 iets voor jullie is?

Wij zetten daarom graag onze jarenlange brancheervaring in om de beste maatwerk oplossing aan te bieden.