In ons benchmarkonderzoek hebben we onderzocht hoe projectmatig werkende organisaties Microsoft Teams gebruiken. We ontdekten dat chaos binnen Teams een cruciale bedreiging vormt voor de productiviteit. In dit blog bespreken we waarom een chaotische werkomgeving in Teams zo problematisch is, wat de oorzaken zijn en geven we handige tips om een goed georganiseerde werkomgeving te creëren.
De impact van chaos op Teams
Wanneer medewerkers geen duidelijke richtlijnen en structuur hebben, resulteert dit in een chaotische werkomgeving binnen Microsoft Teams Hierdoor wordt het navigeren door informatie en communiceren met collega’s bemoeilijkt, en het bijhouden van projecten ingewikkelder. Belangrijke documenten en berichten raken dan gemakkelijk verloren tussen de overvloed aan informatie.
De complexiteit neemt verder toe voor teamleden die niet bekend zijn met de uitgebreide functionaliteiten van Teams. Vaak weten ze niet hoe ze de beschikbare hulpmiddelen en integraties optimaal kunnen inzetten om hun werk soepel en doeltreffend uit te voeren.
Bevindingen uit ons benchmarkrapport
Uit ons onderzoek kwamen enkele factoren naar voren die bijdragen aan chaos binnen Teams:
- Slechts 25% van de organisaties ruimt overbodige Teams op door handmatige archivering.
- Bijna niemand, maar 6%, maakt gebruik van geautomatiseerde processen voor het archiveren van Teams.
- 76% gebruikt Teams voor de samenwerking aan documenten.
Met deze resultaten is het niet verrassend dat 83% van de respondenten aangeeft onoverzichtelijke situaties te zien ontstaan. Teams, kanalen en documenten worden aangemaakt, maar niet opgeruimd. Tegelijkertijd geeft driekwart aan een verhoogde productiviteit te verwachten wanneer Teams wél goed wordt gebruikt.
Maar hoe zorg je dan voor een georganiseerde werkomgeving in Microsoft Teams?
Richtlijnen en best practices
Organisaties kunnen de chaos in Microsoft Teams verminderen door heldere richtlijnen en structuren op te stellen. Denk aan het bepalen van standaarden en best practices voor het maken van kanalen, het gebruik van labels en metadata, en hoe documenten opgeslagen moeten worden.
Training en ondersteuning
Naast het opstellen van richtlijnen en structuren, is het belangrijk om werknemers te trainen en te ondersteunen in het effectief gebruik van Teams. Dit kan bijvoorbeeld door het aanbieden van workshops of het creëren van een intern supportteam om medewerkers te helpen met vragen en problemen die ze tegenkomen tijdens het werken met Teams.
Automatisering als sleutel tot verbeterde productiviteit
Ten slotte kan het omarmen van automatisering een belangrijk hulpmiddel zijn om chaos te verminderen en productiviteit te verhogen. Door processen te automatiseren, zoals het aanmaken, archiveren en beheren van Teams en kanalen, worden de richtlijnen en structuur altijd nageleefd!
Hierdoor ontstaat een overzichtelijke omgeving, waardoor de werklast vermindert en teamleden beter kunnen focussen op hun kerntaken.
Conclusie
Kortom, het effectief tegengaan van chaos in Microsoft Teams is cruciaal om te zorgen voor een productievere en gestroomlijnde werkomgeving. Door hier aandacht aan te besteden, zorg je ervoor dat je team makkelijker kan samenwerken en zich beter kan focussen op hun kerntaken.
