De onzekere factoren van tendermanagement
Hoe bepaalt een onderneming op welke doelgroep ze zich richt? En welke strategische keuzes passen daar dan bij? Dit zijn twee vragen die voor elke commerciële organisatie van levensbelang zijn. Maar voor de bedrijven waar CTB zich op richt – actief in de techniek, installatie, bouw en offshore – geldt dit des te meer. Zij nemen namelijk altijd een zeker risico wanneer zij inzetten op een bid, tender of aanbesteding. Reden genoeg dus om aan tendermanagement te doen. Mijn conclusie is: er wordt vast niets aan het toeval overgelaten, toch?
Helaas concludeer ik dat alleen om te onderstrepen dat er juist veel te veel aan het toeval wordt overgelaten. In een eerder blog stelde ik dat bedrijven in de bouw-, techniek en maritieme industrie veel geld investeren om überhaupt naar een opdracht mee te dingen. In dit blog wil ik echter ingaan op het risico dat deze bedrijven hier mee nemen. Want waarom ligt het risico zo hoog? Er zijn in feite meerdere redenen:
1. Grote, kostbare projecten
De opdrachten in deze sectoren zijn vaak complex en groot, waardoor er hoge kosten aan verbonden zijn. Niet alleen voor de opdrachtgever, maar ook voor opdrachtnemers.
2. De kosten gaan voor de baten uit
Voordat uitvoerders winst gaan maken, doen zij veel investeringen. In een project dat twee jaar duurt, ligt dat break-even punt, waarbij de cashflow positief wordt, misschien pas na een jaar. Dat brengt risico’s met zich mee en zorgt voor een financieringsbehoefte die tegenwoordig niet gewenst is. Het voortbestaan van de uitvoerder kan daardoor zelfs bedreigd worden.
3. De ontwerpfase kost ook geld
Niet alleen de uitvoering van een project is complex, maar ook het reageren op een aanbesteding en het ontwerpen van een oplossing is kostbaar. Deze tenderkosten kunnen aanzienlijk zijn.
4. Complexe projecten met veel deelnemers
Bij projecten zijn vaak tientallen partners en leveranciers betrokken. De vaardigheden en betrouwbaarheid van alle betrokken partijen hebben invloed op het project en het slagen daarvan. Belangrijk is dus om ervaringen uit het verleden met de betrokken partijen mee te wegen in een beslissing om op een project aan te bieden.
5. Moeilijk in te schatten omgevingsfactoren
Er zijn te veel factoren die een project onzeker maken. Zo brengt bijvoorbeeld de aanleg van een tunnel hele specifieke uitdagingen met zich mee en zijn de bodemcondities essentieel. Belangrijk om af te wegen is waar de aanbieder eventueel geen of (te) weinig ervaring mee heeft.
Best case, worst case, most likely
Al deze zaken hebben een overeenkomst: ze staan niet expliciet opgetekend in een aanbesteding. Daardoor zijn het onzekere factoren, die een opdracht ongeschikt kunnen maken voor een bedrijf zonder dat dat in eerste instantie duidelijk is. De potentiële aanbieder moet een grondige analyse uitvoeren en de informatie uit de aanbesteding combineren met zijn eigen kennis, ervaring en netwerk om de juiste afweging te kunnen maken. Dat is de kern van tendermanagement. In de ideaalsituatie zorg je ervoor dat je niet voor verrassingen komt te staan, door iedere factor die mogelijk van invloed is op het slagen van een project of een bid daarop vast te leggen.
Een voorbeeld is een cashflowprognose. Die maakt duidelijk of het break-evenpunt op het juiste moment komt. Ga daarbij niet uit van één scenario, maar werk er drie uit: een best case, worst case en most likely scenario. Is het worst case scenario een regelrechte bedreiging voor de organisatie? Dan is het zaak om het meedingen nog eens goed in overweging te nemen. Bij deze overweging baseer je je echter niet op informatie die in een aanbesteding is terug te vinden. Des te meer reden om een tendermanagementproces en bijbehorende CRM-oplossing in te richten!
