Steeds meer bedrijven ontdekken dat Teams meer is dan een tool voor videovergaderen. Het is duidelijk dat er grote voordelen te behalen zijn door in Teams samen te werken op één centrale plek. Één plek waar je alle communicatie, documenten en processen bij elkaar hebt. Maar lukt het om structuur te houden in deze nieuwe omgeving?
Populariteit van Teams niet zonder valkuilen
Wij zien bedrijven de vruchten plukken van Teams. Documentbeheer wordt slimmer, versiebeheer geautomatiseerd, delen van documenten wordt eenvoudiger, shadow-IT verdwijnt, kosten voor legacy DMS-systemen worden bespaard, en zo kan ik nog wel even doorgaan.
De uitdaging is echter wel om deze voordelen te benutten en tegelijkertijd chaos te voorkomen. Bij veel bedrijven loopt het aantal aangemaakte Teams iedere de dag op. En die Teams worden niet altijd op de juiste manier aangemaakt. Zo ontstaan er Teams zonder eigenaren, gebeurt er niets met verkeerd aangemaakte, inactieve of verouderde Teams. Er is bij veel bedrijven een nijpende behoefte aan beleid en een duidelijke structuur. Maar hoe krijg je dat voor elkaar?
Structuur in Teams begint bij het aanmaken
Alles rondom beleid komt aan de orde in een volgende blog. In deze blog ga ik in op de vraag hoe je meer structuur kan aanbrengen in Microsoft Teams. Een belangrijk element daarin is het aanmaakproces van een nieuw Team. Dit dient op een gecontroleerde wijze plaats te vinden om een einde te maken aan de wildgroei.
Je kan Teams laten aanmaken via een formulier waar gebruikers wat gegevens moeten invullen en er vervolgens voor hun een Team aangemaakt wordt met een bepaald indeling. In veel situaties is het echter veel slimmer om nieuwe Teams aan te laten maken vanuit een bronsysteem.
Neem bijvoorbeeld een projectorganisatie die in een ERP–systeem alle gegevens vastlegt over een project: de naam, het projectnummer, de opdrachtgever, start- en einddatum, projectkenmerken, enzovoorts. Zou het niet handig zijn om met één druk op de knop met de gegevens uit dat bronsysteem automatisch een Team aan te laten maken? Een Team dat dan ook meteen de juiste naam krijgt conform de afspraken in jouw organisatie en waarvan de link vastgelegd wordt in het bronsysteem.
Diepgaande integratie tussen Teams en jouw ERP
Met P365 is dit mogelijk. Inclusief de gewenste kanalen, folderstructuren, metadata velden, views, tabbladen en nog veel meer. Het aangemaakte Team beschikt direct over dezelfde naam waarmee het in het ERP is vastgelegd en over een set aan extra data die bijvoorbeeld gebruikt kan worden om sjablonen automatisch te vullen.
Op deze manier wordt nooit meer data dubbel ingevoerd, waarbij de met kans op fouten ontstaat. Geen verouderde of dubbele Teams meer, maar duidelijke structuur. Dit komt ten goede van de gebruikers én de IT-afdeling. In het webinar Integratie Teams en ERP vertellen we meer en laten we zien hoe P365 werkt, meld je aan!
