We kennen allemaal het probleem: je bent een document aan het opzoeken en je hebt geen idee waar je moet beginnen. Of je wilt een aanpassing doen in een document, maar je kunt de juiste versie niet vinden. Het is nog erger wanneer je een document gevonden hebt, deelt met een klant, maar deze versie nog niet goedgekeurd was voor publicatie. Dit zijn problemen die voorkomen wanneer documenten niet goed georganiseerd zijn en versiebeheer ontbreekt.
Documenten zijn de ruggengraat van een organisatie. Helaas is het vaak zo dat documenten niet op een gestructureerde manier worden beheerd. In dit blog worden drie situaties beschreven waarin dit probleem zich voordoet én hoe dit opgelost kan worden door gebruik te maken van metadata en versiebeheer.
Eindeloze mappenstructuren maken documenten onvindbaar
Eén van de grootste problemen waar organisaties mee te maken hebben, is de vindbaarheid van documenten. Dit komt mede doordat documenten in eindeloze mappenstructuren zijn opgeslagen. Iemand die een document zoekt, moet door heel veel mappen navigeren om het document te vinden. Dit is niet alleen tijdrovend, maar ook erg vermoeiend.
Een goede manier om dit probleem op te lossen, is door documenten te gaan categoriseren. Dit kan bijvoorbeeld met metadata. Metadata zijn gegevens over een document, zoals de auteur, het onderwerp, de datum, et cetera. Door documenten te categoriseren met metadata, is het makkelijker om ze later te vinden. Het is hierdoor namelijk mogelijk om een weergave te maken van documenten op basis van deze metadata. Wat betekent dat je niet meer eindeloos door mappen heen hoeft te klikken, maar dat je kunt filteren, sorteren of groeperen op kenmerken. Zoek je een projectplan, gemaakt door Hans de Vries, die gaat over jouw klant Ahold? Dan filter je op die kenmerken en zie je direct het bestand dat je zoekt.
Naamgeving van documenten maakt documenten onduidelijk
De juiste naam aan een document geven is belangrijk. Helemaal als het één van de weinige kenmerken is om het later terug te vinden. Als er niet wordt gewerkt met metadata of automatisch versiebeheer, is het onvermijdelijk dat deze kenmerken worden toegevoegd aan de naam. Met tenenkrommende achtervoegsels van bestandsnamen als resultaat. Wie herkent ‘FINAL v2 – kopie’ niet? Metadata is een ideale manier om de status en allerlei andere kenmerken van een document vast te leggen.
Bij het ontbreken van automatisch versiebeheer ontstaan er van hetzelfde document regelmatig verschillende versies, die dan ook andere namen krijgen. Het wordt onoverzichtelijk en weten wat de laatste – en juiste – versie is, kan lastig zijn. Automatisch versiebeheer voorkomt dit door alle versies van een document op te slaan en er een tijdlijn van te maken. Zo weet je altijd welke versie van het document de laatste en juiste is.
Aanpassingen zijn niet herleidbaar, wat document controle onmogelijk maakt
Een ander probleem met documenten is dat aanpassingen niet altijd herleidbaar zijn. Dit maakt het moeilijk om te achterhalen wie er aan een document heeft gewerkt en wat er precies is aangepast. Hierdoor is het haast onmogelijk om een document te controleren op fouten en onjuistheden.
Een goede manier om dit probleem op te lossen, is door aanpassingen te gaan bijhouden in een versiebeheersysteem. Dit systeem houdt automatisch bij wie er aan een document heeft gewerkt, wanneer de aanpassingen zijn gemaakt en wat de aanpassingen zijn. Op deze manier is het makkelijker om fouten te herstellen en is het ook makkelijker om aanpassingen te controleren.
Metadata en versiebeheer in Microsoft Teams
Microsoft Teams is een geweldige tool voor documentbeheer. In Teams kun je eenvoudig documenten opslaan, categoriseren met metadata en aanpassingen bijhouden met het versiebeheersysteem.
Documenten in Teams zijn eenvoudig te vinden, omdat je ze kunt categoriseren met metadata. Zo kun je bijvoorbeeld documenten filteren op auteur, onderwerp, datum, et cetera. Op deze manier vind je altijd het document dat je zoekt.
Teams maakt het ook makkelijk om aanpassingen bij te houden. Dit doet het door automatisch een nieuwe versie van een document aan te maken wanneer er aanpassingen worden gedaan. Op deze manier weet je altijd wie er aan een document heeft gewerkt en wat de aanpassingen zijn. Bovendien is het eenvoudig om eerdere versies in te zien en te herstellen.
P365 Document Templates om documenten te maken met standaard metadata
Met P365 wordt het maken van nieuwe documenten op een gestandaardiseerde manier veel eenvoudiger. Het biedt namelijk documenttemplates mét standaard metadata.
Je hebt met Document Templates in P365 de mogelijkheid om je eigen documenttemplates centraal te beheren, zoals een template voor een rapport, een offerte, een contract, et cetera. Daarnaast biedt elk template de mogelijkheid standaard metadatavelden te bepalen, zoals auteur, onderwerp, datum, status, et cetera. Op deze manier zorg je voor consistentie in jouw documentopslag en voorkom je dat nieuwe documenten onvindbaar zijn.
Microsoft Teams – De toekomst van documentbeheer
Metadata en versiebeheer zijn belangrijke tools voor het beheren van documenten. Door documenten te categoriseren met metadata, is het makkelijker om ze later te vinden. Door aanpassingen bij te houden in een versiebeheersysteem, is het makkelijker om fouten te herstellen en is het ook makkelijker om aanpassingen te controleren.
Microsoft Teams is de toekomst van documentbeheer. Dankzij de mogelijkheden voor metadata en versiebeheer is het eenvoudiger dan ooit om een overzichtelijke en werkbare documentstructuur op te zetten. Wij nodigen je dan ook van harte uit om deel te nemen aan ons webinar over Microsoft Teams als documentmanagementsysteem. In dit webinar leer je alles over de mogelijkheden van Teams en hoe je deze in kunt zetten in je organisatie.
