Microsoft Teams wordt steeds vaker gebruikt als samenwerkingsplatform. Het is een efficiënte manier om informatie uit te wisselen en samen te werken aan projecten, maar je merkt dat een gedeelte van je werknemers Teams alleen blijft gebruiken om te videobellen. Hoe komt dat?
Een belangrijke oorzaak is dat er vaak onvoldoende draagvlak is bij de implementatie. Organisaties starten met een technische implementatie, maar niet iedereen weet waarom Microsoft Teams eigenlijk nodig is. Er wordt niet duidelijk gemaakt wat de verwachtingen zijn en hoe deze verandering werknemers kan helpen bij het dagelijkse werk. Dit zorgt ervoor dat er weerstand ontstaat en mensen niet gemotiveerd zijn om Microsoft Teams écht te gaan gebruiken.
Hoe zorg je nou dat jouw medewerkers de waarde van deze verandering zien en niet meteen hun hakken in het zand zetten tegen “de zoveelste top-down beslissing”?
Start met een duidelijke visie en strategie
Als je wilt dat Microsoft Teams écht gaat werken in je organisatie, moet je eerst een visie en strategie ontwikkelen. Wat zijn de doelen van deze verandering? Waarom is Microsoft Teams nodig? Wat verwacht je dat het gaat opleveren voor je werknemers en je bedrijf?
Als je deze vragen kunt beantwoorden, kun je een heldere visie ontwikkelen en een plan maken voor de implementatie. Je weet dan waar je naartoe werkt en je medewerkers kunnen zien wat de verwachtingen zijn.
Communiceer helder en blijf communiceren
Een van de belangrijkste dingen, is helder communiceren. Je medewerkers moeten weten waarom Microsoft Teams nodig is, wat de verwachtingen zijn en hoe zij hieraan kunnen bijdragen. Hierbij is het cruciaal om te beseffen dat communicatie 2 kanten op werkt, geef je medewerkers ook vooral de mogelijkheid om hun mening te geven.
Communicatie is niet iets wat je één keer doet en dan klaar bent. Het is een continue proces dat je moet blijven volhouden. Je medewerkers moeten regelmatig geïnformeerd worden over de vooruitgang van de implementatie en hoe zij hieraan kunnen bijdragen. Als je communicatie stopt, zullen je medewerkers snel weer terugvallen in oude gewoonten.
Betrek je gebruikers bij de implementatie
Betrek je medewerkers bij de implementatie van Microsoft Teams. Zorg ervoor dat zij meedenken over hoe het platform kan worden gebruikt binnen de organisatie. Dit zorgt ervoor dat zij zich eigenaar voelen van de verandering en gemotiveerd zijn om het te gebruiken. Laat ze ook meedenken over de training en ondersteuning die zij nodig hebben. Zij weten het beste wat voor hen werkt en kunnen je helpen om een plan te maken dat voor iedereen werkt.
Begeleid de verandering
Gewoontes veranderen is moeilijk, dus wees geduldig en geef je medewerkers de tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken. Geef aan de ene kant je medewerkers de ruimte om fouten te maken, maar biedt ze aan de andere kant ook de juiste ondersteuning om hen te helpen bij het aanleren van de nieuwe manier van werken.
Zorg dat gebruikers toegang hebben tot video’s met gebruikersinstructies, trainingen, 1-op-1 sessies, maar ook centrale aanspreekpunten in de vorm van key-users. Zo kan je het al makkelijker maken voor gebruikers, door bestaand trainingsmateriaal van Microsoft te filteren en aan te bieden. Door de drempel om hulp te vragen te verlagen, zullen gebruikers minder snel afhaken.
Conclusie
Alleen nieuwe software is nooit de oplossing. Als je wilt dat Microsoft Teams écht gaat werken in je organisatie, moet je vanaf dag één gebruikers betrekken bij de implementatie. Door te luisteren naar hun behoeftes en wensen, kun je een implementatieplan maken dat voor iedereen werkt.
Wil je weten hoe jouw bedrijf scoort in de implementatie en het gebruik van Microsoft Teams ten opzichte van anderen? Doe dan mee aan de Microsoft Teams Benchmark. Je ontvangt het onderzoeksrapport én je ziet waar jouw organisatie scoort in de Teams Maturity Index. Start de benchmark hier.
