Office 365 onder de motorkap van jouw bedrijf, hoe implementeer je dat?
Wanneer je kiest voor het in gebruik nemen van Office 365 binnen je bedrijf, realiseer je dan dat je verschillende fasen moet doorlopen om dit project blijvend succesvol uit te rollen. Zie het als die mooie rode sportauto: als er onvoldoende aandacht wordt besteed aan hetgeen zich onder de motorkap bevindt, dan blijft het bij een mooi uiterlijk. Een uiterlijk dat je weinig snelheid en voldoening brengt. En daar was het in eerste instantie toch om begonnen. Besef daarnaast ook dat Office 365 zoveel meer is dan Word, Outlook, Excel en PowerPoint.
Behoud de controle
Aan het woord is Rob Gasseling, accountmanager bij CTB: ‘We zien inderdaad vaak dat bedrijven nogal wat vraagtekens rondom het gebruik van Office 365 hebben als de bekende programma’s zoals Word en Excel eenmaal online geactiveerd zijn. Want dan vragen ze zich af: “Wat nu?” In sommige gevallen doet men niets door gebrek een kennis en visie. Op het moment dat bedrijven wél meer Office 365 applicaties gaan gebruiken, zoals SharePoint en Teams, dan zien we in de praktijk een aantal scenario’s. Er wordt bijvoorbeeld enthousiast een testproject opgestart maar opschalen lukt vervolgens niet. Of Teams en SharePoint worden niet doordacht en ongecontroleerd vrijgegeven waardoor er wildgroei ontstaat. We zien dan dat mensen allerlei teams en SharePoint-omgevingen aangaan maken zonder dat er goed genoeg nagedacht is over de bedrijfsbrede structuur. Dit resulteert vaak weer in onvrede waardoor ook de acceptatie onder druk komt te staan. Office zou je als een soort gereedschapskist met allerlei mooie tools erin kunnen zien. Niet alle tools zijn direct bruikbaar in de praktijk, soms moet je even langer nadenken over hoe je dit gebruikt. En wanneer je vanuit concrete business doelen en een gestandaardiseerde werkwijze aan de slag gaat met deze mooie oplossing, dan wordt het een nieuwe manier van werken die collega’s intrinsiek overnemen. Waarom? Omdat ze zien dat het hen daadwerkelijk iets oplevert in hun dagelijkse praktijk.’
Onderscheid twee stappen: stap 1
‘Ten eerste heb je de technische voorbereiding op Office 365. Deze start doorgaans met de migratie van Outlook en Active Directory naar de cloud. Denk daarnaast aan de keuzes die gemaakt moeten worden omtrent diverse platforms, datazekerheid, de back-up van diensten, identity en accesmanagement, de AVG in verband met dataveiligheid en natuurlijk de moderne (online) werkplek van de eindgebruiker. De tweede stap heeft te maken met de functionele aansluiting met de business op het gebied van DMS, communicatie en processen. En dat is bij uitstek het moment om een specialist in huis te halen. Dat moment begint zodra er thema’s vanuit documentbeheer en communicatie boven komen rondom datamigratie en integratie met ERP/CRM. Daarnaast loop je tegen vragen aan over aan welke bedrijfsdoelstellingen het project dient bij te dragen, maar ook uitdagende thema’s, als: Hoe ga je de verandering duurzaam maken?’
Zet de tweede stap
‘In praktijk zien we vaak dat bedrijven technisch gereed zijn maar niet goed weten hoe nu verder te gaan. Ook maken we vaak mee dat er al ongecontroleerd gewerkt wordt met Office 365, maar dat tegelijkertijd het oude DMS niet losgelaten wordt. Dat raad ik niemand aan. De beste situatie is om ervoor te kiezen om gecontroleerd te introduceren, samen met een businesspartner, en na te denken over de businesscases en uitrol-strategie van SharePoint en Teams voor jouw bedrijf. Kijk, dit zijn bij uitstek zaken die je in één keer goed moet regelen, en vervolgens heb je daar jaren plezier van. Als je kiest voor Office en alle bijbehorende functionaliteiten, en je verzuimt om de basis goed aan te pakken, dan wordt het nooit echt helemaal wat je voor ogen had’, besluit Rob.
Neem contact met ons op
We kunnen ons voorstellen dat bovenstaand verhaal nogal theoretisch klinkt. Dit blog is slechts bedoeld om een tipje van de sluier op te lichten. We hopen dat het tot nadenken en bewustwording stemt. Het installeren en succesvol uitrollen van Office 365 doe je er immers niet zomaar even bij. Neem contact met ons op, we helpen je graag verder.
