Vanaf 26 juni hoeven we niet meer verplicht thuis te werken. Neemt dan de rol en de waarde van Microsoft Teams evenredig af? Dat hangt af van de volwassenheid van een organisatie in het gebruik van Teams. In deze blog lees je meer over de impact van deze volwassenheid, onze verwachtingen voor de (nabije) toekomst en 5 redenen waarom Teams juist zelfs nog meer gebruikt kan gaan worden.
Hybride werken heeft de toekomst
Hoewel er stromingen zijn die het liefst vooral thuiswerken of juist het liefst elke dag op kantoor aanwezig zijn, zal het in de meeste gevallen niet zo zwart-wit uitpakken. De consensus is dat het hybride werken, een mix van thuis en op kantoor werken, de toekomst van samenwerken zal bepalen. Dat betekent dat er voldoende ruimte is voor individuele personen om zelf te bepalen waar – en zelfs wanneer – zij het prettigst werken. Veel organisaties zullen dan ook aansturen op hybride werken.
Het stelt wel de nodige eisen aan de ICT-ondersteuning om te voorkomen dat de kwaliteit van samenwerking minder wordt. En daarin zal Teams een grote rol spelen, want naast aangepaste vergaderruimtes is er vooral ook behoefte aan flexibele, centrale en eenvoudig toegankelijke tools; om nauw en efficiënt samen te kunnen werken.
Teams Maturity Index voorspelt de rol van Microsoft Teams bij minder thuiswerken
In het Teams benchmark rapport dat CTB begin 2021 publiceerde, is op basis van onderzoek onder 148 projectorganisaties naar voren gekomen, dat 54% van de bedrijven in de categorie ‘Enthusiasts’ voornamelijk gericht waren op het gebruik van Teams voor het virtueel vergaderen. Het risico is dat bij deze bedrijven de rol van Teams zal afnemen, tenzij de organisatie op tijd een duidelijke strategie in gang zet om de kansen van Teams te benutten.
Bij 39% van de bedrijven, de categorie ‘Explorers’, zal het gebruik van Teams geleidelijk toenemen omdat zij al ervaring hebben opgedaan met de voordelen van Teams maar de toepassing nog verder kunnen opschalen. Een daadkrachtige aanpak met aandacht voor gebruikersadoptie is van belang.
7% van de deelnemers in het onderzoek vielen in de categorie ‘Accelerators’, deze organisaties maken steeds meer gebruik van Teams omdat zij de voordelen volledig omarmt hebben en continu op zoek zijn naar het beter benutten van de efficiëntievoordelen. Hier is Teams niet meer weg te denken, zelfs als er minder thuisgewerkt wordt.
5 redenen waarom Microsoft Teams niet minder belangrijk zal worden
Lees hier 5 redenen waarom Microsoft Teams niet minder belangrijk zal worden als er minder thuis en meer op kantoor gewerkt wordt!
Reden 1: Virtuele teambinding
Dat klinkt misschien wat ‘vaag’ maar tussen collega’s die flexibel werken qua locaties – en wellicht ook qua tijden – zorgt Teams voor meer teambinding. Door te communiceren in Teams ontstaat er een community in plaats van individuen die met elkaar communiceren in de e-mail. Het werk op de afdeling wordt transparanter en de communicatiestijl is opener en sneller. Collega’s zijn beter op de hoogte en ook meer betrokken, ondanks minder fysieke ontmoetingen.
Reden 2: Beter en sneller op de hoogte zijn
In het verlengde van de community die je kan creëren in Microsoft Teams geldt ook dat communicatie via Teams sneller is. Zowel het lezen als het reageren gaat sneller, je bespaart tijd en je mist niets. Archiveren is helemaal overbodig geworden omdat alle communicatie reeds op de juiste plek plaatsvindt, mits goed ingericht uiteraard. Ook dat bespaart weer tijd.
Reden 3: Modern documentbeheer
Documentbeheer in Teams (met alle SharePoint-functies op de achtergrond) is vele malen beter en efficiënter dan de netwerkschijf vanwege onder andere het automatisch versiebeheer; links kunnen delen; tegelijkertijd kunnen werken in hetzelfde document; de toegankelijkheid onderweg en thuis; enzovoorts. Zelfs ten opzichte van SharePoint heeft een Team grote voordelen. Onder meer het delen is veel eenvoudiger in Teams. Daarnaast biedt Teams een volledige tijdlijn van een document, waarin de wijzigingsgeschiedenis van én het gesprek over het document worden gecombineerd.
Reden 4: Delen met klanten en partners
Samenwerken met externen is nog nooit zo gemakkelijk geweest en het wordt alleen nog maar beter. Met de Shared Channels en Teams Connect die Microsoft zal introduceren eind 2021 kan je naadloos met partners en klanten samenwerken in Teams. Dat zal een grote verbetering betekenen in de efficiëntie van deze samenwerking én het einde van allerhande Shadow IT oplossingen zoals WeTransfer et cetera.
Reden 5: Synergie-effecten behalen
Er is nog een hoop winst te behalen door Teams te integreren of te koppelen met andere systemen in de organisatie. Bijvoorbeeld het integreren met een ERP- of CRM-systeem voor het aanmaken van Teams met de juiste projectnaam en het projectnummer – en het daarbij beschikbaar stellen van veel meer projectinformatie uit het bronsysteem – opent allerlei extra mogelijkheden én voorkomt dubbele invoer van data en de foutgevoeligheid daarvan.
Maar ook al het eenvoudigweg koppelen van andere systemen als een tabblad in Teams is voor gebruikers vaak een grote stap voorwaarts. Middels integraties en koppelingen kan je forse synergie creëren doordat gebruikers via één loket (Teams) alle relevante informatie tot hun beschikking hebben.
Tot slot nog een laatste tip!
Al die kansen moet je wel benutten. En zonder doordachte strategie lukt dat niet. Sterker nog: het gebrek aan duidelijkheid over de rol van Teams binnen een organisatie – voor communicatie, het opslaan en werken aan documenten en het borgen van processen – zorgt voor forse tijdverspilling en verlies van productiviteit.
Belangrijke informatie vinden kost veel tijd of raakt zelfs kwijt. Waar stond dat document nou? In de chat van die vergadering? Of in het Team? Of toch in een privé-chat? Of nee… toch in de e-mail? Ook bestaat het risico dat veel collega’s berichten helemaal nooit zien, omdat niet iedereen de posts leest, maar er wel steeds meer in Teams gedeeld wordt.
Invoeren van een strategie kost tijd, onder andere vanwege de verandering. Er is een duidelijke indeling nodig om alle vormen van samenwerking in de organisatie te kunnen plaatsen. Start daar vlot mee, als je dat nog niet gedaan hebt.
Benieuwd waar jij staat en wat een passende aanpak is? Doe mee met de persoonlijke benchmark en ontvang ons onderzoek naar het gebruik van Teams bij projectorganisaties!
