Door de survey die we hebben uitgeschreven, heb ik nu goed zicht op de manier waarop mensen Teams gebruiken. Twee zaken verbazen me:
- 60% gebruikt vaak tot regelmatig WhatsApp om met collega’s interne, werkgerelateerde zaken te delen. Slechts 1% gebruikt WhatsApp hiervoor niet. Dus vrijwel iedereen gebruikt, naast Teams, WhatsApp.
- Opvallend veel mensen hebben geen mobiele versie van Teams op hun telefoon gedownload.
Drie redenen
Die twee zaken hebben natuurlijk met elkaar te maken. Laat ik beginnen met te zeggen dat WhatsApp een ontzettend handige tool is. Daarbij gebruik je het waarschijnlijk de hele dag door, dus lijkt het efficiënt om je collega even snel een appje te doen. Als je geen Teams gebruikt, kan ik me daar van alles bij voorstellen. Maar als Teams wel tot je tooling behoort, heb je een beter alternatief.
Ik noem drie redenen om te stoppen met zakelijk gebruik van WhatsApp (maar er zijn er meer):
- Beveiliging. Alles wat je in WhatsApp zet, zet je buiten de deur. Je hebt er geen controle meer over. Berichten zijn wel end-to-end encrypted, maar op de telefoon van een oud-medewerker blijft eventuele bedrijfsinformatie gewoon staan.
- Samenwerking. Wanneer je WhatsApp gebruikt, ontstaat er makkelijk een schaduw-it. Wat er in WhatsApp wordt gezet, wordt niet gearchiveerd binnen Teams. Je kunt niet direct bij je documenten en kunt niet met één handeling een videovergadering starten met het hele team.
- Balans werk-privé. Als ik WhatsApp open, weet ik dat ik persoonlijk bezig ben. Als ik Teams open, ben ik zakelijk bezig. Door die twee zaken uit elkaar te halen, ben ik mentaal beter gestructureerd. Dat helpt me zowel zakelijk als privé.
Het alternatief
Als Teamsgebruiker doe je jezelf tekort wanneer je, omdat je het nu eenmaal zo gewend bent, WhatsApp gebruikt om ‘even snel’ een berichtje te sturen naar een collega. Met Teams op je telefoon, heb je alles: makkelijk berichtjes sturen, in een controleerbare omgeving, met je documenten en alle betrokkenen direct om je heen. Als je dit zo leest, wat weerhoud je dan nog om te stoppen met WhatsApp?
