Het klinkt bijna als een onmogelijke situatie vind je niet? En toch is het een onverwachte positieve bijkomstigheid van het (nagenoeg) ontbreken van persoonlijk contact op kantoor.
Vóór de corona beperkingen werd er op de werkvloer veel gecommuniceerd, collega’s lopen bij elkaar langs, praten bij rond de koffiemachine of lunchen samen. In die gesprekken werd er, naast de persoonlijke verhalen, ook veel gedeeld over zaken die bijvoorbeeld spelen bij klanten of in een project. Als je met meerdere collega’s ergens aan samenwerkt is dit ook belangrijk om te doen, zo zorg je ervoor dat iedereen goed geïnformeerd zijn werk doet. Ook voorkom je onnodige fouten (en daarmee onnodige kosten), druk op de marge of dat een klant een vervelende ervaring met je heeft.
Om te compenseren voor het gebrek aan deze waardevolle communicatie op de werkvloer moet je dus meer aandacht besteden aan het anderszins op de hoogte brengen van collega’s. Wij doen dat via Teams, dat zal geen verassing zijn voor degene die onze blogs vaker lezen 😉.
Gestructureerd werken op afstand geeft transparantie
Met een duidelijke structuur in Teams voor onder andere het samenwerken in afdelingen, aan offertes of projecten en het leveren van service vanuit de helpdesk. Overal is er een duidelijke en logische plek voor deze informatie, om te plaatsen en om bij te lezen. Omdat communicatie in Teams veel sneller is, zowel qua plaatsen als lezen, kost dit significant minder tijd (50% minder in onze ervaring) dan via e-mail. Want dat is het alternatief voor bedrijven die Teams nog niet volledig omarmd hebben.
En dan komt de positieve bijkomstigheid; doordat we nu meer in Teams met elkaar delen is er nog meer transparantie en is echt iedereen op de hoogte. Bij het koffieapparaat trof je misschien wel twee collega’s uit dat project maar was nummer drie bij de klant of in een vergadering. Die miste dus alsnog de update. Dat kan nu niet meer gebeuren.
Omdat communicatie in Teams veel sneller is, kost dit in onze ervaring 50% minder tijd dan e-mail.
Wij merken bij CTB dat we, hoewel onpersoonlijker dan ons lief is, beter op de hoogte zijn dan pre-corona. En ook klanten valt het op; ik heb vorige week van twee klanten het compliment gekregen dat mijn collega’s en ik altijd zo goed op de hoogte zijn van belangrijke zaken waar we niet direct bij betrokken waren. Dat vind ik mooi en wil ik vasthouden als we straks weer meer op kantoor zijn. Die gewoonte om via de snelle communicatie van Teams toch iedereen even op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen, om zo onze projecten effectiever uit te voeren én de klanten beter te bedienen.
