CTB.nlVan WhatsApp naar Teams
Van WhatsApp naar Teams

Onderzoek onder gebruikers van Teams

Recent deden wij onderzoek onder B2B organisaties die gebruik maken van Microsoft Teams. Hieruit bleek dat WhatsApp nog steeds een zeer populair intern kanaal is. Door veel organisaties wordt het platform van Facebook gebruikt voor interne communicatie, zowel 1-op-1 als in groepen.

Deze conclusies vielen ons op:

WhatsApp met collega’s populair

Van de respondenten geeft 60% aan WhatsApp regelmatig tot vaak te gebruiken voor interne, werkgerelateerde communicatie. Slechts 8% gebruikt WhatsApp niet intern.

Er zijn maar weinig afspraken over gebruik Teams

Afspraken over interne communicatie zijn nog niet vanzelfsprekend. Meer dan een 38% geeft aan weinig tot geen afspraken te hebben gemaakt over het gebruik van Teams.

Bedrijven zijn nog niet tevreden

Stelling: “Mijn organisatie haalt het maximale uit Teams”

Er zijn maar weinig respondenten die vinden dat ze het maximale rendement uit de software van Microsoft halen. Dat ligt in lijn met andere cijfers uit het onderzoek (doe alsnog mee om de onderzoeksresultaten te ontvangen). Uit de voorlopige cijfers blijkt dat er vooral aan de standaardisatie en gebruikersafspraken nog veel te verbeteren valt.

Het hele rapport ontvangen? Doe alsnog mee!

Deelnemen aan het onderzoek

Wat is er mis met WhatsApp?

Iedereen kent WhatsApp en bovendien is het erg eenvoudig te gebruiken. Waarom zou het dan niet geschikt zijn voor interne bedrijfscommunicatie?

  • Beveiliging
    Berichten binnen WhatsApp zijn end-to-end encrypted, wat in principe veilig is. Maar veilig voor een individu, betekent niet per se veilig voor bedrijfsmatig gebruik. Zo worden er periodiek back-ups van gesprekken gemaakt en die worden, net als handmatige exports niet versleuteld worden opgeslagen.
  • Informatie buiten de organisatie
    Doordat WhatsApp geen onderdeel is van de IT infrastructuur van de organisatie, is wat daar gebeurt ook niet beheersbaar. Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een medewerker ontslagen wordt, die beheerder is van de WhatsApp-groep? Hoe zorg je ervoor dat informatie vindbaar blijft in de toekomst? Daarnaast is het risico op per ongeluk een berichtje naar de verkeerde persoon een stuk groter in WhatsApp, dan in een interne omgeving als Teams.
  • Samenwerken
    Naast de berichten de inhoud van berichten, is WhatsApp veel minder geschikt voor het samenwerken in documenten. Een bijlage is eenvoudig verstuurd, maar opmerkingen of wijzigingen worden al snel gemaakt in een nieuwe versie. Collega toevoegen aan een 1-op-1 gesprek? Helaas, dan moet er toch even een groep worden aangemaakt.
  • Balans werk & privé
    Naast de veiligheidsrisco’s en beperkingen, is er ook een menselijk bezwaar tegen het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie: wanneer gaat de telefoon uit? WhatsApp wordt door vrijwel iedere Nederlander gebruikt voor privé gesprekken en die gaan vrijwel de hele dag door. Gebruikt je organisatie dit kanaal ook zakelijk, dan is de kans groot dat de gesprekken in de avonden en weekenden doorgaan.
Overstappen van WhatsApp naar Teams?

Gebruik ons gratis stappenplan voor collega's

Ben je zelf al overtuigd van de voordelen, maar is het lastig om collega’s over te halen? Download onze factsheet voor collega’s.

Overstappen
Van WhatsApp naar Teams in 3 stappen

Begin met het maken van afspraken. Vraag collega’s te stoppen met het gebruik van WhatsApp voor interne communicatie. In drie stappen lees je hoe Teams 1-op-1 gesprekken én groepsgesprekken in WhatsApp kan vervangen. Maak gesprekken tussen collega’s veiliger, effectiever én verbeter de balans tussen werk en privé.

Stap 1. Installeer de mobiele app

Uit onze survey bleek dat slechts 18% van de respondenten de mobiele app van Teams vaak gebruikt. En dat terwijl de app veel meer kan, dan alleen chatten. Het biedt ook eenvoudig toegang tot vrijwel alle functionaliteiten die de desktop applicatie biedt.

      

 

Stap 2. Gebruik chat in Teams

Of je nu met één collega of met een hele groep wil praten, de chatfunctionaliteit in Teams is altijd hetzelfde.  Je kunt een gesprek een naam geven, reageren op bericht door er overheen te swipen en extra deelnemers toevoegen. Verplaats de bestaande groepschats en maak afspraken over nieuwe chats.

Chatten in Teams

 

Stap 3. Stel meldingen goed in

Notificaties wil je alleen ontvangen voor relevante berichten en wellicht alleen op momenten dat je aan het werk bent. Om dit goed in te stellingen, ga je naar Instellingen > Meldingen. Hier vind je de mogelijkheid om aan te geven wanneer en waarvan je telefoon een melding geeft.

Balans werk en prive met stille uren Teams

Overstappen van WhatsApp naar Teams?

Deel het stappenplan met collega’s!

Ben je zelf al overtuigd van de voordelen, maar is het lastig om collega’s over te halen? Download onze factsheet voor collega’s.

Gratis Stappenplan

Vertel je collega's eenvoudig en snel waarom Teams de voorkeur heeft boven WhatsApp.