Ervaringen bij CTB wijzen uit dat een reductie in e-mail verkeer van 50% mogelijk is. Dat betekent dat je minder tijd bezig bent met het lezen, beantwoorden en opstellen van e-mails. Dat bespaart dus tijd maar ook stress.
Lees ook: 10 dingen die Teams mogelijk maakt – 5 tips voor de implementatie van Teams
Ondanks dat je minder e-mailed ben je toch beter op de hoogte. Dat heeft te maken met het (in de basis) transparante karakter van Teams. Het lezen van een grote hoeveelheid berichten in Teams kost de helft minder tijd in Teams vergeleken met e-mail.
Communicatie in Teams is directer en korter. Dat bespaart tijd bij het opstellen en bij het lezen van berichten. Bovendien staan alle berichten direct onder elkaar zonder ‘ballast’ van handtekeningen en lange disclaimers. Bovendien biedt het gebruik van emoticons, zoals een duimpje omhoog, snelle reactie mogelijkheden die we al gewend zijn in de privé communicatie op social media.
Het hele Team werkt in één versie, er zijn geen verschillende kopieën van een document, geen e-mailwisselingen waar de een wel en de ander niet in aanwezig is. De gezamenlijke basis zorgt ervoor dat iedereen altijd op de hoogte is van actuele en belangrijke informatie.
Dit voorkomt fouten en dus geld. Zoektijden worden fors teruggedrongen en belangrijke informatie of documenten raakt niet meer kwijt.
Het samenwerken in dezelfde documenten bespaart enorm veel tijd die men anders zou besteden aan het verwerken van de feedback van meerdere collega’s in hetzelfde document. Het automatisch versie beheer voorkomt fouten in het overschrijven van informatie; je raakt nooit meer iets kwijt op deze wijze.
Directe communicatie, op elk moment en elke tijd. Je belt of vergadert supersnel met de collega die ook aan het werk is in hetzelfde document of je nodigt het hele Team uit voor een overleg. Ongeacht waar deze collega’s zich bevinden. Je bespaart tijd en reageert sneller wanneer dit nodig is.
Het gebruik van de mobiele app betekent dat het hele Team altijd direct op de hoogte is en ook sneller kan reageren. Je verhoogt de snelheid in de onderlinge samenwerking en levert beter werk op voor de klant.
Door je processen en de inrichting van je klantdossiers te standaardiseren, bewaak je de kwaliteit van alles wat je doet.
