Achtergrond
INBO is een collectief van gedreven architecten, bouwkundigen, adviseurs en stedenbouwers. Met ongeveer 200 mensen werken ze vanuit vestigingen in Amsterdam, Rotterdam, Eindhoven, Amersfoort, Heerenveen en Shanghai. Hun doel is het ontwerpen van ruimtes die de stedelijke omgeving groener en menselijker maken.
INBO onderzoekt, ontdekt en ontwikkelt. Gebouwen, wijken, interieurs en steden. Altijd samen met de mensen die deze plekken gebruiken, vaak met partners en vakgenoten. De INBO-handtekening zit in de ruimtes waar mensen elkaar vinden. Waar stad en natuur bij elkaar komen. In menselijke ruimtes.
Uitdagingen
INBO gebruikte voor het opslaan, bewerken en terugvinden van bestanden en documenten in projecten de traditionele netwerkschijven en SharePoint on-premise voor het archiveren van project e-mails. De medewerkers liepen echter tegen een aantal beperkingen aan, zoals verouderde functies, beperkte toegang op afstand, hogere kosten voor onderhoud en beheer, en minder flexibiliteit in vergelijking met cloudgebaseerde oplossingen. Aangezien zij er bovendien van overtuigd waren dat Microsoft Teams de toekomst was, besloten ze eind 2020 bij ons aan te kloppen.
INBO wilde een efficiëntere manier van samenwerken binnen projecten realiseren op basis van de moderne mogelijkheden van Microsoft 365. Daarom zochten zij naar een leverancier die hen daarbij zou helpen. Voor INBO waren automatisering, standaardisatie en integratie met AFAS belangrijke aspecten, wat natuurlijk begrijpelijk is met zo’n groot aantal projecten.
Oplossing
Ten eerste hebben we vanuit CTB de oplossing P365 bij INBO geïmplementeerd om zoveel mogelijk taken te standaardiseren en te automatiseren. Tijdens de implementatie werkten we nauw samen met INBO, inclusief uitgebreid overleg met enkele kerngebruikers tijdens workshops. Op basis hiervan werden prototypes gemaakt om het bedrijf door het proces te leiden. Na 2 á 3 maanden en pilots onder zowel architecten als bouwkundigen, waren we klaar voor de livegang.
Na de implementatie van P365 zijn we aan de slag gegaan met de integratie tussen AFAS en Teams. Deze koppeling zorgt ervoor dat projectgegevens automatisch worden opgehaald en verwerkt in P365. Hierdoor wordt, op basis van de projectstatus in AFAS, het aanmaken en archiveren van Teams en kanalen volledig geautomatiseerd.
Bij de honderden projecten, groot en klein, die INBO jaarlijks uitvoert, kun je je voorstellen dat dit een flinke tijdsbesparing oplevert. Daarnaast wordt ook de foutgevoeligheid een stuk verminderd, is er een uniforme werkwijze én een duidelijke rechtenstructuur ingericht met behulp van P365.
“Al met al heeft de implementatie van P365 bij INBO gezorgd voor een succesvolle transformatie van onze werkwijze richting Microsoft Teams en SharePoint, waarmee wij ook eenvoudig kunnen meeliften op de toekomstige ontwikkelingen vanuit Microsoft”.
Rien Schouten, ICT manager INBO.
