CTB.nlMicrosoft Teams aanmaken: Zo organiseer je het zonder in chaos te belanden

Microsoft Teams aanmaken

De standaard knop in Teams om een nieuw Team aan te maken is eenvoudig in gebruik, maar veel bedrijven merken dat het lastig is om een duidelijke structuur te bewaken. Op deze pagina vind je alles wat je nodig hebt om het aanmaken van Teams optimaal te organiseren in jouw bedrijf.

We zetten de 3 manieren voor het aanmaken van Microsoft Teams op een rij

Nieuw Team

Handmatig een Team maken, zonder standaard instellingen.

Teams Templates

De standaard template functionaliteit gebruiken.

P365

Schaalbaar Teams aanmaken met intelligente templates.

Een leeg Team aanmaken

Bij het maken van een nieuw Team zijn er heel wat keuzes te maken. Als je een Team aanmaakt zonder dit te doen op basis van een template of een bestaand Team, heb je de volledige controle over je Team instellingen. De meest in het oog springende functionaliteiten hebben we hier nog even op een rij gezet.

Kanalen
Een Team werkt aan een gezamenlijke missie, zoals een project of afdeling. In een kanaal vindt alle communicatie over een onderdeel hiervan plaats. Een kanaal kan ook prive worden gemaakt, zodat alleen specifieke leden van het Team hier toegang toe hebben.
Tabs
In Teams is het mogelijk om apps te installeren. Dit kunnen apps zijn die je zelf maakt, maar ook applicaties van een derde partij, bijvoorbeeld Microsoft Planner of Trello voor taakbeheer.
Gesprekken
Communicatie staat centraal in Teams. De berichten die in een kanaal worden geplaatst zijn voor alle leden zichtbaar en met de zoekfunctie eenvoudig terug te vinden.
Waarom aan de slag met Microsoft Teams? Hier lees je de 7 grootste voordelen van Microsoft Teams voor jouw organisatie.

Leden
Maak je een Team openbaar toegankelijk of privé, en hoe ga je om met externen? In een privé-team moet je gebruikers lid maken, een openbaar team kan iedereen in je organisatie bekijken.
Documenten
Voor elk Team wordt op de achtergrond een SharePoint bestandsbibliotheek aangemaakt. Elk kanaal krijgt een map in deze bibliotheek. In Teams is het mogelijk om aan documenten te werken en hierover te communiceren zonder de applicatie te verlaten.

Nadelen

  1. Ieder Team is anders, wat ten koste gaat van arbeidsproductiviteit.
  2. Elk aangemaakt Teams is algemeen en niet aangepast op je werkproces.
  3. Beheer is lastig, op grote schaal onmogelijk.

Nieuw Microsoft Team aanmaken met templates

Als je wil voorkomen dat je ieder Team helemaal opnieuw moet inrichten, met alle problemen die daarbij horen, is het mogelijk om een nieuw Team te maken op basis van een bestaande opzet. Hier zijn verschillende manieren voor.

Kopiëren bestaand Team
Wil je een Team maken dat een vergelijkbaar doel heeft als een bestaand Team? Dan kan je op basis hiervan een nieuw Team aanmaken.
Standaard templates
Er zijn enkele templates standaard beschikbaar gesteld door Microsoft. Daarnaast kan een beheerder in Teams templates maken, waarin kanalen en apps vooraf zijn vastgesteld.

Nadelen

  1. De templates zijn beperkt qua mogelijkheden.
  2. Het is niet mogelijk om informatie uit andere databronnen te hergebruiken.
  3. Beheren achteraf is niet mogelijk.

P365: Nieuwe Teams aanmaken automatiseren

Wil je controle over alle elementen van een Team, ook nadat een Team is aangemaakt? Dan is P365 een goede optie. Naast de keuze over wat er in een Team zit en wanneer je een Team aanmaakt, is er ook nog de keuze te maken over hoe je een Team aanmaakt. Het is namelijk mogelijk om het aanmaken van nieuwe Teams te automatiseren door te integreren met andere systemen. Een integratie tussen Teams en ERP of CRM betekent dat er data uit het bronsysteem wordt gebruikt om het aanmaken van Teams en de inrichting daarvan (kanalen, folders, metadata en meer) volledig te automatiseren. Dit heeft allerlei voordelen voor zowel de gebruikers, als de ICT-beheerders.

Voordelen integratie Teams & ERP voor de business
 
  1. Brede procesondersteuning en doorbreken van silo’s
  2. Automatiseren voorkomt inconsistentie en dubbele data invoer
  3. Duidelijkheid door een uniforme werkwijze
  4. Bredere toegang tot waardevolle informatie
  5. Geen gegevens meer overtypen, maar vul een documentsjabloon met ERP-data
  6. Gemakkelijker en productiever samenwerken, ook met externen

Lees het hele blog hier

Voordelen integratie Teams & ERP voor ICT-beheerders
 
  1. Verbeterde governance
  2. Beveiliging van data op orde
  3. Trainen, onboarden en support wordt eenvoudiger
  4. Teams adoptie neemt toe
  5. Beheer vereenvoudigen

Lees het hele blog hier

P365 geeft jou de controle, je gebruikers het gemak

Creëer de perfecte balans tussen orde en gebruiksgemak in Teams, SharePoint en andere Microsoft 365 apps met P365. Standaardiseer de werkwijze, automatiseer de inrichting, integreer met bronsystemen en houd grip door slimme beheertools.

P365 geeft Teams superkrachten

Het aanmaken en beheren van Teams wordt veel makkelijker met P365. We zetten de verschillen met de standaard templates in Teams op een rij.

Standaard Templates Teams maken met P365
Statische Teamnaam
Contextuele Teamnaam
(bijv. met projectnummer)
Zichtbaarheid van het team
(openbaar of privé)
Teaminstellingen
(gasten, @-vermeldingen, en meer)
Kanalen aanmaken
Auto-favoriet kanaal
Kanaalnaam
Contextuele kanaalnaam
(bijv. met subprojectnr)
Geïnstalleerde apps toevoegen
Statische tabbladen
Contextuele tabbladen
(bijv een link naar andere applicatie)
Teamlidmaatschap
Geavanceerde rollen en machtigingen
Kanaalinstellingen
Connectoren
Mappen, bestanden en inhoud
Metagegevens/eigenschappen
Contextuele documentsjablonen
SharePoint-sjablonen
Privékanalen
Gedeelde kanalen
(nieuw in 2022)
Levenscyclus op basis
van status
Geautomatiseerd Teams
maken op grote schaal
Teams aanmaken op basis van
integraties met andere systemen
Vereenvoudigde beheertools

Boek een P365 demo