Zo houd je als IT-manager grip op documentmanagement in Microsoft 365 bij overnames

Groei door overnames? Zó houd je controle over documentbeheer en samenwerking

Bij technisch dienstverleners leiden overnames vaak tot groei. Maar ze brengen ook nieuwe divisies, extra systemen, uiteenlopende mappenstructuren en verschillende werkwijzen met zich mee.

Het resultaat? Versnipperde documenten, ongecontroleerde toewijzing van rechten en bijbehorende beveiligingsrisico’s. Met een centrale aanpak die standaardiseert waar nodig en ruimte laat waar mogelijk, houd je als IT-manager grip en voorkom je problemen.

Iedereen werkt anders in Teams, SharePoint of zijn eigen tool en dat botst op concernniveau

Wat je vaak ziet bij technisch dienstverleners na enkele jaren groei:

• De ene vestiging werkt nog met netwerkschijven en losse mappenstructuren per project
• Een andere divisie gebruikt een verouderde SharePoint-omgeving uit de tijd vóór Teams
• Een derde afdeling werkt met een eigen projectapplicatie die niet integreert met Microsoft 365

Binnen de eigen silo’s werkt dit nog prima. Maar zodra je op concernniveau wilt stroomlijnen of samenwerken, veroorzaakt deze versnippering grote IT-uitdagingen:

• Projectdocumentatie is verspreid en moeilijk te herleiden
• Er bestaan meerdere versies van dezelfde documenten
• Teams groeien onbeheersbaar en zonder overzicht
• IT draait vooral op ad-hoc verzoeken, uitzonderingen en ‘brandjes blussen’

Gelukkig hoeft deze chaos geen vast onderdeel van je dagelijkse werk te worden. Met een slimme inrichting van Microsoft 365 creëer je structuur én behoud je de vrijheid voor teams om efficiënt te werken.

Een juiste inrichting van Microsoft 365 zorgt voor gestructureerd documentmanagement

In veel technische organisaties die worden overgenomen, is Microsoft 365 al in gebruik voor documentbeheer. Alleen blijkt de inrichting vaak onvoldoende om documentmanagement en projectmanagement structureel te ondersteunen. Teams en SharePoint worden wel gebruikt, maar zonder vaste richtlijnen of eenduidige structuur. En juist daar gaat het mis.

Met een goede inrichting kun je:

• Een herkenbare projectstructuur creëren die overal hetzelfde is
• Documenten, communicatie en taken overzichtelijk bundelen op één plek
• Grip houden op toegang, eigenaarschap, versiebeheer en beveiliging
• Medewerkers de ruimte geven om eigen accenten toe te voegen binnen duidelijke kaders

Zo ontstaat één uniforme werkwijze voor documentmanagement: overzichtelijk voor iedereen en minder frustraties voor jou als IT-manager.

Standaardisatie en automatisering van documentmanagement in Teams en SharePoint: zo werkt het

Als IT-manager weet je: top-down standaardisatie klinkt logisch zeker bij overnames, maar het leidt vaak tot weerstand op de werkvloer. Kies daarom voor standaardisatie waar het moet en flexibiliteit waar het kan.

Voorbeeld: Een installatiebedrijf met vijf vestigingen wil projectdocumentatie in SharePoint onderbrengen. 

In plaats van één strikte standaard kiezen ze voor een basisstructuur met vaste elementen, zoals Teams-structuur, SharePoint-inrichting, toegangsrechten en integratie met bronsystemen. Daarbinnen kunnen mappen en metadata per divisie of bedrijfsspecifiek ingericht worden, net als aanvullende toegangsrechten en workflows. 

Dit scheelt jou als IT-manager veel afstemming, versnelt de acceptatie en zorgt voor een herkenbare, werkbare werkwijze.

P365 van CTB ondersteunt dit scenario: een oplossing voor Microsoft 365 die vaste structuren voor documentmanagement, governance en provisioning combineert. Zo houd je grip op toegang, rechten en compliance, leg je de basis voor audits (ISO27001, NIS2) en behoudt elke divisie autonomie binnen heldere kaders.

De voordelen van een uniforme Microsoft 365-werkwijze voor technisch dienstverleners

Een uniforme manier van werken in Microsoft 365 levert niet alleen rust en overzicht op voor IT, maar ook directe voordelen voor de business:

• Snellere onboarding bij overnames. Nieuwe vestigingen stappen direct in een bestaande structuur met vaste mappen, sjablonen en toegangsrechten. Dat verkort de implementatietijd en beperkt verstoringen.
• Minder beheerlast en meer schaalbaarheid. Aanpassingen of verbeteringen voer je één keer centraal door, waarna ze automatisch gelden voor alle teams en vestigingen.
• Sterkere compliance en betere audit-traceerbaarheid. Met duidelijke rechten, eigenaarschap en versiebeheer voldoe je makkelijker aan de eisen van ISO27001, NIS2 en interne audits.
• Snellere productiviteit op de werkvloer. Nieuwe collega’s herkennen de structuur direct en kunnen sneller aan de slag. Documenten, communicatie en taken zijn altijd terug te vinden op één plek.

Voor jou als IT-manager betekent dit: minder ad-hoc verzoeken, minder uitzonderingen en meer tijd om te werken aan doorontwikkeling in plaats van brandjes te blussen.

Maak Microsoft 365 werkbaar als DMS met P365

Als IT-manager in een technisch dienstverlenend bedrijf sta je bij overnames voor een flinke uitdaging: grip houden op structuur, toegang en compliance zonder teams te beperken.

Met P365 en de ondersteuning van de experts van CTB richt je Microsoft 365 zo in dat je standaardiseert waar nodig en ruimte laat waar mogelijk. Het resultaat: een werkbaar documentmanagementsysteem dat je organisatie ondersteunt in plaats van belemmert.

Wil je weten hoe andere technisch dienstverleners dit doen? Bekijk hun aanpak of praat direct met een CTB-expert over hoe jij regie houdt én de werkvloer ontlast bij overnames.

Veelgestelde vragen over documentmanagement in Microsoft 365

Wat is het voordeel van Teams en SharePoint als DMS?

Teams en SharePoint vormen samen een krachtig platform voor documentmanagement binnen Microsoft 365. SharePoint zorgt voor een centrale opslag met gestructureerde mappen, versiebeheer, en geavanceerde toegangsrechten. Teams faciliteert de samenwerking rondom documenten door communicatie, taken en bestanden op één plek samen te brengen. Door deze combinatie kun je documentatie beter organiseren, snel terugvinden en veilig delen binnen je organisatie. Met een goede inrichting en standaarden, zoals die in P365 van CTB, wordt het beheren van documenten overzichtelijk en compliant.

Hoe voorkom ik wildgroei in Microsoft Teams?

Wildgroei ontstaat wanneer iedereen ongecontroleerd nieuwe teams kan aanmaken, zonder duidelijke afspraken over eigenaarschap en beveiliging. Dit leidt tot versnipperde communicatie, onduidelijke verantwoordelijkheden en risico’s op datalekken. Met een oplossing als P365 Foundation voorkom je dit door:

• Het centraal aansturen van het aanmaakproces via een aanvraagprocedure
• Automatische toepassing van beleid, zoals toegangsrechten, labels en bewaartermijnen
• Transparantie in eigenaarschap en status van alle Teams binnen de organisatie

Zo houd je Teams-beheer beheersbaar, voorkom je chaos en houd je de samenwerking laagdrempelig.

Zijn Teams & SharePoint geschikt als DMS?

Ja, Teams en SharePoint zijn zeer geschikt als DMS, mits ze goed zijn ingericht en beheerd. Technisch dienstverleners hebben vaak complexe projectdocumentatie en verschillende divisies met eigen werkwijzen. Door vaste structuren, sjablonen en toegangsbeheer toe te passen, ondersteund door tools als P365, kun je een uniforme, maar flexibele documentstructuur neerzetten. Dit zorgt voor betere vindbaarheid, minder duplicatie en verhoogde compliance. Zo benut je het volledige potentieel van Microsoft 365 als centraal documentmanagementsysteem.