Glossary

In deze glossary vind je uitleg van kernbegrippen rondom documentmanagement, governance en compliance in Microsoft 365. Zo krijg je beter inzicht in hoe P365 2.0 van CTB Teams en SharePoint omvormt tot een gestructureerde, beheersbare en schaalbare DMS-omgeving.

4PS

ERP-systeem in de bouw dat vaak wordt gekoppeld aan SharePoint en Teams.

AFAS

ERP-systeem dat vaak wordt gekoppeld aan P365 voor data-gedreven provisioning.

Archiefwet

Nederlandse wet die bepaalt hoe overheidsinformatie moet worden beheerd, bewaard en toegankelijk gemaakt.

Archiveren

Het gecontroleerd afsluiten en bewaren van werkomgevingen of documenten.

Audittrail

Vastlegging van wijzigingen en acties voor controle, audits en compliance.

Bronsystemen

Externe systemen die data leveren voor inrichting en automatisering in M365.

Compliance in Microsoft 365

Het voldoen aan wet- en regelgeving binnen Teams, SharePoint en andere M365-apps.

DMS in Microsoft Teams

Documentbeheer via Teams terwijl bestanden technisch in SharePoint staan.

Document control

Module voor traceerbare verzending en beheer van documentpakketten (o.a. transmittals).

Document management (DMS) in Microsoft 365

Documentbeheer in M365 met SharePoint als documentlaag en Teams als samenwerkingsinterface.

Document templates

Module die templates centraal beheert en automatisch vult met project- of klantdata.

Documentcontrole

Het beheren van statussen, revisies en goedkeuringen van documenten.

Documentsets

SharePoint-functie om documenten te groeperen met gezamenlijke metadata.

ERP-integratie met SharePoint

Gebruik van ERP-data om structuur en documentbeheer te automatiseren.

ERP-systeem

Bedrijfssoftware voor kernprocessen zoals projecten, planning en financiën.

Eigenaarschap

Duidelijke verantwoordelijkheid voor beheer en lifecycle van Teams of SharePoint-sites.

Engineering document control

Beheer van technische documenten en tekeningen met revisies en statussen.

Entity (bedrijfsobject)

Een herkenbaar bedrijfsobject zoals project, klant of dossier dat automatisch wordt vertaald naar Teams en SharePoint.

Entitydefinitie

De blauwdruk die bepaalt welke structuur, metadata, rechten en lifecycle bij een entity horen.

Externe samenwerking

Veilig samenwerken met klanten, leveranciers en partners via gecontroleerde toegang.

Geautomatiseerd toegangsbeheer

Rechten automatisch toekennen en intrekken op basis van rollen en fases.

Gebruikersbeheer

Beheer van gebruikers en rollen binnen Teams en SharePoint omgevingen.

Governance

Beleid, afspraken en technische maatregelen om grip te houden op structuur, toegang en compliance.

ISO 27001

Internationale norm voor informatiebeveiliging en managementsystemen.

Integraties met Microsoft 365

Koppelingen tussen M365 en bronsystemen zoals ERP, CRM of HR.

Lifecycle management

Het beheren van werkomgevingen van aanmaak tot archivering.

Lifecycle stages

Vooraf gedefinieerde fases die bepalen welke structuur, rechten en content actief zijn.

Mappenstructuur vs metadata

De keuze tussen werken met mappen (hiërarchie) of met metadata (labels) voor structuur en vindbaarheid.

Metadata

Aanvullende gegevens die documenten beter vindbaar en beheersbaar maken.

Microsoft 365 governance

Governance toegepast op Teams, SharePoint en andere M365-apps.

Microsoft Copilot in M365

AI-assistent in Microsoft 365 die werkt op basis van toegangsrechten en governance.

Microsoft Purview

Microsoft-oplossing voor dataclassificatie, compliancebeheer en informatiebescherming in Microsoft 365.

Modern Entities

Configuratiemodule binnen P365 2.0 waarmee je werkomgevingen definieert op basis van bedrijfsprocessen.

NIS2

Europese richtlijn voor digitale weerbaarheid en beveiliging.

Naamconventie

Afgesproken naamgeving die structuur en herleidbaarheid van Teams en sites borgt.

Opschonen van Teams & SharePoint

Het gecontroleerd verwijderen of archiveren van inactieve omgevingen.

Permissiematrix

Overzicht waarin per rol is vastgelegd wat wel en niet mag.

Power Automate

Microsoft-tool voor het bouwen van workflows en automatiseringen.

Projectdocumentatie

Documenten die nodig zijn voor planning, uitvoering en oplevering van projecten.

Projectdossier

Centrale projectomgeving waar documenten en communicatie samenkomen.

Provisioning

Het geautomatiseerd aanmaken en inrichten van Teams, SharePoint-sites en documentstructuren.

Records management

Het beheren van informatie volgens bewaarplichten, archivering en auditvereisten.

Regressietesten

Geautomatiseerde tests die controleren of wijzigingen geen problemen veroorzaken.

Retention policies

Regels die bepalen hoe lang content wordt bewaard of verwijderd.

Rol- en rechtenmodel

Vast model dat rollen koppelt aan toegang en verantwoordelijkheden.

Samenwerking in Teams & SharePoint

Het combineren van communicatie en documentbeheer in een werkomgeving.

Self-service provisioning

Gebruikers kunnen zelf omgevingen aanvragen binnen vooraf ingestelde governance.

Sensitivity labels

Labels die bepalen hoe informatie wordt geclassificeerd en beschermd.

SharePoint als DMS

SharePoint als centrale documentbeheerlaag voor structuur, metadata en versiebeheer.

SharePoint governance

Beleid voor structuur, toegang en lifecycle van SharePoint-sites en content.

SharePoint provisioning

Het automatisch aanmaken van SharePoint-sites en bibliotheken volgens vaste regels.

Standaard werkomgevingen

Vooraf ingerichte werkomgevingen die consistent en schaalbaar werken mogelijk maken.

Teams & SharePoint structuur

De afgesproken inrichting van kanalen, sites, bibliotheken en mappen.

Teams governance

Beleid dat wildgroei en onduidelijk eigenaarschap van Teams voorkomt.

Teams provisioning

Het automatisch aanmaken van Teams met de juiste kanalen, rechten en structuur.

Tekeningen en assets

Technische bestanden en informatie die nodig zijn voor ontwerp, uitvoering en beheer.

Templates voor Teams & SharePoint

Vooraf gedefinieerde structuren voor kanalen, mappen en rechten.

Tenant governance

Beleid en controle die gelden voor de hele Microsoft 365-tenant.

Transmittals

Geregistreerde verzending van documenten naar externe partijen met traceerbaarheid.

Versiebeheer

Het bijhouden van wijzigingen en versies van documenten.

Weergaven (views)

Vooraf ingestelde filters en overzichten om documenten snel terug te vinden.

Workflows in Microsoft 365

Geautomatiseerde processen die acties in Teams, SharePoint en andere M365-apps uitvoeren.

Klaar met versnipperde documenten en onduidelijke toegang in Microsoft 365?

Plan een demo en zie hoe je met P365 controle krijgt over documentbeheer, toegangsrechten en compliance in Teams en SharePoint, volledig afgestemd op de eisen van de financiële sector.

Social media

Contact

0318 670 150 Keesomstraat 28, 6716 AB Ede info@ctb.nl

CTB

Blogs Expertsessie terugkijken Klantcases Over ons Glossary Boek een demo

© 2024. Alle rechten voorbehouden

AI Info Beleidsverklaring Privacy Policy

Cookies op onze website

Als je op “Accepteren” drukt kunnen we cookies in je browser opslaan voor verbeterde website navigatie, analyseren van website gebruik en onze marketing uitingen personaliseren. Bekijk onze privacy policy voor meer informatie.

Accepteren Voorkeuren wijzigen