Zo zetten IT-teams in de techniek Microsoft 365 in voor schaalbaar documentmanagement

Slim documentmanagement voor IT-teams in de techniek

Als technische dienstverlener werk je vaak aan meerdere projecten tegelijk, verspreid over meerdere vestigingen, business units of zelfs landen. Flexibiliteit is daarom belangrijk, maar zorgt ook voor een wildgroei aan systemen, mappenstructuren en werkwijzen.

Voor IT-teams is dat een structurele hoofdpijn: collega’s werken niet altijd volgens de afgesproken regels, toegang is onoverzichtelijk geregeld en de veiligheid is daardoor moeilijk te waarborgen. 

Laten we samen kijken naar hoe je weer grip krijgt op die situatie en hoe Microsoft 365, gecombineerd met een oplossing als P365 van CTB, zorgt voor één manier van werken, volledig in lijn met je afgesproken bedrijfsprocessen. 

Waarom projectdocumentatie in de techniek vaak versnipperd raakt

Werk jij als IT-manager binnen de technische dienstverlening? Dan komt dit je vast bekend voor:

• Documenten liggen verspreid over netwerkschijven, oude SharePoint-sites en lokale mappen
• Monteurs op locatie missen cruciale documenten
• Projectmanagers gebruiken eigen Excel-overzichten, niemand weet wat het ‘juiste’ document is
• Verouderde SharePoint-omgevingen sluiten niet aan bij hoe gebruikers écht werken
• Gegevens worden handmatig gekopieerd tussen systemen, met fouten en vertragingen
• Constant telefoontjes en mails om toegangsrechten aan te passen

Kortom: je bent vooral bezig met achteraf oplossen, omdat iedereen binnen de organisatie zijn eigen regels volgt.  

Het gevolg?

Menselijke fouten, tijdverlies en frustratie. Voor IT betekent het brandjes blussen. Voor gebruikers is elk nieuw project een nieuwe leerervaring. En voor de organisatie is het risico op datalekken of non-compliance groot.

Zo werkt documentmanagement als het wél goed geregeld is

Stel je voor: de vestiging Zuid krijgt een nieuwe opdracht. Zodra het project wordt aangemaakt in het bronsysteem, staat er automatisch een complete projectomgeving klaar in Teams én SharePoint, met onder meer:

• Vaste, herkenbare mappenstructuur
• Sjablonen voor o.a. standaard (kwaliteits) documenten
• Automatisch ingestelde toegangsrechten

Geen telefoontjes meer over ontbrekende documenten. Geen losgewaaide Excel-overzichten. Gewoon alles op z’n plek, volgens de bedrijfsstandaard. En het mooie is: dit is gewoon mogelijk met de juiste inrichting in Microsoft 365.

Microsoft 365 als fundament voor documentbeheer, maar dan met een goede inrichting

Grote kans dat jullie Microsoft 365 al hebben. Toch wordt het vaak niet optimaal gebruikt: projectstructuren verschillen, rechten worden handmatig ingesteld en SharePoint groeit dicht met dubbele of verouderde documenten.

Zonde, want Microsoft 365 biedt juist alle bouwstenen voor structuur en overzicht:

• Eén centrale plek voor communicatie, documenten en taken
• Herhaalbare werkwijzen die aansluiten op je processen
• Veiligheid en toegangsbeheer geregeld op basis van rollen

Maar om dit echt goed te laten werken, is de juiste inrichting en automatisering essentieel. Is dit gelukt? Dan fungeren Teams en SharePoint als volwaardig DMS.

Slimme inrichting en automatisering in Teams en SharePoint met P365

P365, ontwikkeld door CTB, helpt organisaties om Microsoft 365 écht werkbaar te maken. Het automatiseert de inrichting van projectomgevingen (provisioning), op basis van jullie CRM- of ERP-systeem.

Zo wordt elke nieuwe opdracht automatisch voorzien van de juiste Teams- en SharePoint-structuur, inclusief:

• Teams kanaalstructuur
• Standaarddocumenten en mappen
• Rolgebaseerde toegangsrechten
• Volledige aansluiting op jullie bedrijfsprocessen

Dankzij deze gestandaardiseerde en geautomatiseerde inrichting voorkom je dat iedereen op zijn eigen manier werkt of dat er gaten ontstaan in de beveiliging. 

Zelf bouwen in Teams of SharePoint? Dit zijn de verborgen kosten en risico’s

Veel organisaties denken: “Waarom een nieuwe tool als we het ook zelf kunnen bouwen?” Maar wat in het begin een slimme zet lijkt, loopt vaak uit op meer gedoe:

• Microsoft wijzigt APIs of functies, waardoor veel aanpassingen nodig zijn
• Teams moet ineens geïntegreerd worden en dat zorgt voor extra werk
• Onderhoud kost voortdurend tijd van jouw IT-team
• Kennis zit vaak bij één of twee mensen, maar wat als die collega vertrekt?

Met een oplossing als P365 van CTB voorkom je dit. Je werkt vanuit een gestandaardiseerde, goed onderhouden basis die meebeweegt met Microsoft 365. De experts van CTB testen dag en nacht met regressietesten op updates en compatibiliteit. Zo weet je zeker dat alles blijft werken zoals het moet, zonder dat jouw team hier zelf tijd aan kwijt is. Zo kun jij je als IT-manager richten op innovatie en procesverbetering, in plaats van eindeloos brandjes blussen.

Adoptie van Microsoft 365 als DMS: zo zorg je dat iedereen binnen de organisatie het gebruikt

Een goede inrichting van Microsoft 365 is stap één, maar dat is nog niet genoeg. Wat als niet iedereen binnen jouw organisatie Microsoft 365 als DMS gebruikt? Zonder adoptie haal je niet het volledige resultaat.

Daarom delen we een aantal praktische tips om de adoptie van Teams en SharePoint als DMS zo hoog mogelijk te krijgen:

• Betrek interne key users en organiseer trainingen met echte use cases
• Zorg voor onboarding voor nieuwe medewerkers
• Plan periodiek strategisch overleg over updates en processen
• Gebruik bestaande projecten als voorbeeldcase tijdens trainingen
• Organiseer korte refresh-sessies bij updates of reorganisaties
• Betrek projectleiders bij het ontwikkelen van templates en sjablonen

Met deze aanpak vergroot je de kans dat iedereen Microsoft 365 actief gebruikt en dat jouw DMS écht impact maakt.

IT-beheer in de techniek: standaardiseren met Microsoft 365 en P365

Voor technische dienstverleners ligt de winst in standaardisatie én schaalbaarheid. Door Microsoft 365 slim in te richten, leg je de basis voor controle, compliance en rust in documentbeheer. 

Met een oplossing als P365 zorg je wél vooruit kan denken en niet blijft hangen in het dagelijks blussen van incidenten. Meer weten over hoe P365 werkt in de praktijk? Bekijk hoe technisch dienstverleners en andere organisaties dit aanpakken. 

‍