Beheer en verzend documenten veilig en gecontroleerd
Met deze module houd je grip op het delen van documenten met externe partijen. Gecontroleerde verzending, versiebeheer en overzichtelijke statusinformatie laten zien wat is verstuurd, wie het heeft ontvangen en hoe erop is gereageerd. Het ingebouwde review- en goedkeuringsproces maakt samenwerken veilig, transparant en auditproof.
Zo gooit ongestructureerd documentbeheer je projecten overhoop
Wanneer documentbeheer niet gestandaardiseerd is, leidt dat tot verwarring, fouten en vertragingen. Overzicht ontbreekt, waardoor projecten risico lopen op miscommunicatie en compliance-problemen.
Geen uniforme werkwijze per project
Teams werken ieder op hun eigen manier, waardoor mappenstructuren en documentlocaties onduidelijk zijn. Niemand weet welke structuur geldt of waar documenten horen.
Informatie versnipperd over systemen
Projectplannen op een netwerkschijf, calculaties in Teams, foto’s in e-mails. Het is onduidelijk welke versie actueel is, wat fouten en vertraging veroorzaakt.
Foutgevoelig en tijdrovend beheer
Zonder templates en automatisering kost documentbeheer onnodig veel tijd. Handmatig werk verhoogt de kans op fouten en bemoeilijkt audits.
Geen grip op toegang en compliance
Ad-hoc aangemaakte Teams en documenten maken het onduidelijk wie toegang heeft, wie eigenaar is en wat er gebeurt bij vertrek, waardoor risico’s voor beveiliging en compliance ontstaan.
Werk met een procesgericht DMS
P365 2.0 sluit naadloos aan op je bestaande systemen en werkprocessen. Hierdoor wordt data uit je CRM, HR of ERP direct doorgegeven aan Microsoft 365.
Innoveer en houd tijd over voor strategische IT
Automatiseer provisioning en lifecyclebeheer, zodat brandjes blussen verleden tijd is. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en weinig scripting focus je op innovatie.
Hoe document control werkt
Verstuur en beheer documenten veilig en overzichtelijk. Alles is volledig traceerbaar en geautomatiseerd, zodat je auditproof werkt.
Stap 1: Documentpakket aanmaken
Selecteer de documenten, voeg eigenschappen toe (titel, ontvangers, reden, vervaldatum) en richt alles in.
Stap 2: Automatisch verzenden
De tool maakt een begeleidende cover letter en verstuurt de documenten per e-mail met directe links naar de Transaction.
Stap 3: Status volgen
Bekijk snel welke documenten actief, in review of afgerond zijn via overzichtelijke iconen.
Stap 4: Reacties verwerken
Ontvangers reageren direct per document; de beheerder verwerkt reacties en besluit over afronden of aanpassen.
Stap 5: Sluiten en rapporteren
Na afronding wordt het documentpakket gesloten. Beheerders kunnen alle documenten inzien, beheren en exporteren voor rapportage.