Beheer templates centraal en waarborg kwaliteit
Met deze module beheer je alle standaarddocumenten centraal in Teams en SharePoint. Gebruikers maken altijd de nieuwste versie van een template aan, automatisch gevuld met project- of klantgegevens.
Waarom standaarddocumenten vaak niet werken
Zonder centraal beheer raken templates versnipperd, ontstaan fouten en is het lastig om kwaliteit, huisstijl en compliance te waarborgen.
Veel verschillende templates
Bedrijven werken met een grote variatie aan templates: van eenvoudige brieven tot projectplannen, veiligheidsplannen of risicoanalyses. Dit maakt overzicht en consistent gebruik lastig.
Geen centraal beheer
Zonder centrale opslag en beheer ontstaan fouten, worden verouderde versies gebruikt en is kwaliteitsborging moeilijk.
Versnippering en risico’s
Templates liggen verspreid over systemen, worden vaak gekopieerd, missen uniforme huisstijl en verhogen het risico op compliance- en kwaliteitsproblemen.
Krijg volledige controle over jouw werkomgeving
Beheer versies, rechten en toegang centraal en zie direct welke Teams en SharePoint-sites actief, inactief of gearchiveerd zijn. Zo bespaar je tijd bij audits en controles.
Werk met een procesgericht DMS
P365 2.0 sluit naadloos aan op je bestaande systemen en werkprocessen. Hierdoor wordt data uit je CRM, HR of ERP direct doorgegeven aan Microsoft 365.
Innoveer en houd tijd over voor strategische IT
Automatiseer provisioning en lifecyclebeheer, zodat brandjes blussen verleden tijd is. Dankzij de gebruiksvriendelijke interface en weinig scripting focus je op innovatie.
Hoe document templates werkt
Maak snel en foutloos documenten aan, altijd volgens de nieuwste versie en automatisch gevuld met relevante project- of klantdata. Zo bespaar je tijd en waarborg je kwaliteit en huisstijl.
Stap 1: Template selecteren
Gebruiker kiest eenvoudig een template in Teams of SharePoint. Filters en categorieën zorgen dat alleen relevante templates worden getoond voor het projecttype of de afdeling.
Stap 2: Automatisch invullen
Projectgegevens, klantdata en andere variabelen worden automatisch ingevuld. Handmatig typen is overbodig, waardoor je fouten voorkomt.
Stap 3: Document opslaan op vaste locatie
Het document wordt automatisch opgeslagen op de juiste plek binnen Teams of SharePoint. Ook kan de gebruiker de bestandsnaam of opslaglocatie aanpassen.
Stap 4: Review en gebruik
Het document is direct klaar voor gebruik: consistent, conform huisstijl en kwaliteitseisen, en volledig traceerbaar voor audits en projectrapportage.