AvePoint of CTB: wat is de beste optie voor documentmanagement in M365?

In het kort 

• AvePoint richt zich vooral op back-up, migratie en technische governance van bestaande data
• CTB richt zich op het voorkomen van chaos door structuur, lifecyclemanagement en documentmanagement vanaf de start
• AvePoint beschermt data door herstel mogelijk te maken na incidenten (back-up & restore)
• CTB beschermt data door fouten, wildgroei en ongewenste toegang te voorkomen via structuur en standaardisatie

Waarom structuur in M365 cruciaal is

Het begint vaak onschuldig. Een projectteam maakt “even” een nieuwe Teams-omgeving aan. Een paar SharePoint-sites volgen en iemand deelt documenten via e-mail “voor het gemak”. Voor je het weet werken medewerkers in honderden Teams, duizenden documenten en tientallen structuren, zonder duidelijk eigenaarschap.

Grote kans dat je dit als IT-manager of Microsoft 365-beheerder herkent:

• Teams- en SharePoint-omgevingen groeien oncontroleerbaar
• Mappenstructuren en naamgevingsconventies zijn onduidelijk
• Het is lastig te achterhalen wie eigenaar is van documenten
• Het risico op datalekken en complianceproblemen neemt toe
• Audits (ISO, NIS2, AVG) worden steeds complexer

Werk je veel met externe partners of remote teams? Dan neemt deze complexiteit alleen maar toe. Goede governance en slim documentmanagement zijn in Microsoft 365 geen luxe meer, maar een noodzaak.

Back-up en governance in Microsoft 365: niet vanzelfsprekend

Een veelgehoorde aanname is: “Microsoft regelt de back-up toch?” Dat klopt slechts gedeeltelijk.

Microsoft zorgt voor de beschikbaarheid van het platform, maar jij blijft verantwoordelijk voor:

• je data
• de structuur van Teams en SharePoint
• toegangsrechten
• herstel bij fouten of incidenten

Daarom investeren organisaties in:

• M365 back-upoplossingen
• governance tooling voor Teams en SharePoint
• documentmanagement-oplossingen bovenop Microsoft 365

Goed om te weten: back-up en governance zorgen nog niet automatisch voor overzicht en structuur. Daar is een procesgerichte aanpak voor nodig.

CTB met P365 2.0: structuur in Microsoft 365 vanaf het begin 

CTB (dat zijn wij! 👋) ontwikkelde P365 2.0. Dat is software die Microsoft 365 verandert in een beheersbaar documentmanagementsysteem (DMS), zonder M365 te vervangen. Teams, SharePoint en documenten worden automatisch ingericht op basis van bedrijfsprocessen, zoals projecten, klanten of dossiers.

Zo werkt de software in de praktijk

Stel: je organisatie werkt aan tientallen projecten tegelijk. Zonder duidelijke afspraken ontstaan honderden Teams en SharePoint-sites, elk met een eigen structuur.

Met P365 2.0 wordt dit voorkomen. Elke entiteit (bijvoorbeeld een project of klant) krijgt automatisch:

• een juiste Teams-omgeving
• een vaste SharePoint-structuur
• vooraf ingestelde mappen en metadata
• rollen en rechten op basis van het proces
• lifecyclemanagement van aanmaak tot archivering

Zo behouden IT-teams en eindgebruikers overzicht en besparen ze tijd.

Belangrijkste functies van P365 2.0

• Centraal documentmanagement: Beheer Teams, SharePoint-sites en documenten vanuit één overzicht, inclusief mappen, kanalen, rechten en sjablonen.
• Geautomatiseerde provisioning: Nieuwe projecten of dossiers krijgen direct een standaard werkomgeving.
• Lifecyclemanagement: Documenten en omgevingen volgen automatisch de juiste fase, inclusief bijbehorende rechten.
• Gebruiksvriendelijk beheer: Functioneel beheerders en IT-beheerders kunnen zelf structuren aanpassen, zonder scripting.
• Slimme integraties: Data uit CRM-, ERP- of andere systemen wordt automatisch meegenomen.
• Schaalbaar: Geschikt voor zowel eenvoudige als complexe organisatiestructuren.

Nadelen van P365 2.0 van CTB 

• Minder geschikt als je alleen een back-upoplossing zoekt
• Vereist bewuste keuzes over processen en structuur (geen “quick fix”)
• Vraagt om het aanleren van een consistente manier van werken binnen Teams en SharePoint

Voor wie is P365 2.0 relevant?

P365 2.0 is vooral geschikt voor organisaties die:

• Microsoft 365 als centrale werkomgeving gebruiken
• werken met veel projecten, dossiers of klantomgevingen
• chaos in Teams en SharePoint willen voorkomen
• te maken hebben met compliance-eisen (ISO, NIS2, AVG)
• IT willen ontlasten door standaardisatie

Zo gebruikt technische dienstverlener Unica de software om alle projectomgevingen in Microsoft 365 overzichtelijk en procesgestuurd in te richten met automatisering van Teams, SharePoint-structuren en rechten. Dit zorgde voor meer consistentie en minder beheerdruk voor IT-teams.

Minder relevant is P365 2.0 voor zeer kleine organisaties zonder vaste processen of voor wie uitsluitend een back-upoplossing zoekt.

Website: https://www.ctb.nl/ 

AvePoint: bescherming en herstel in Microsoft 365

AvePoint richt zich op back-up, migratie en governance van bestaande Microsoft 365-omgevingen. De focus ligt op het beschermen, beheren en herstellen van data, niet op het procesgericht inrichten van Teams en SharePoint als DMS.

Zo werkt de software in de praktijk

Bij organisaties met meerdere tenants of regelmatige migraties (bijvoorbeeld door fusies of overnames) biedt AvePoint tooling om data veilig back-ups te maken en te herstellen. Ook ondersteunt AvePoint technische governance, zoals lifecycle-regels, policies en auditrapportages.

Belangrijkste functies van AvePoint 

• Back-up en restore van SharePoint, Teams en OneDrive
• Tenant-migraties bij reorganisaties of overnames
• Technische governance via policies, workflows en rapportages
• Audit- en compliance-inzichten
• Breed portfolio met modules zoals AvePoint Backup, Cloud Governance en Opus

Nadelen van AvePoint  

• Minder gericht op documentmanagement als DMS
• Governance vooral IT- en policygedreven
• Structuur ontstaat niet procesmatig bij aanmaak
• Meerdere losse producten nodig voor een volledig beeld

Voor wie is AvePoint geschikt?

AvePoint past goed bij organisaties die:

• op enterprise-niveau werken
• meerdere of internationale Microsoft 365-tenants beheren
• regelmatig migraties uitvoeren
• back-up en herstel als hoogste prioriteit hebben
• governance vooral technisch willen afdwingen

Minder relevant is AvePoint voor organisaties die Microsoft 365 willen inzetten als procesgedreven documentmanagementsysteem.

Website: https://www.avepoint.com/nl 

CTB of AvePoint: de belangrijkste verschillen voor documentmanagement in M365

AvePoint of CTB: wat is de beste optie voor slim documentmanagement in M365? 

Zowel AvePoint als CTB zijn sterke opties voor organisaties die Microsoft 365 gebruiken, maar ze pakken documentmanagement op een andere manier aan. 

Kies AvePoint als:

• back-up, restore en migraties jouw grootste zorg zijn
• je vooral IT-technisch wilt sturen
• je meerdere tenants of complexe omgevingen beheert
• zekerheid wilt over herstel bij fouten, dataverlies of incidenten

Kies CTB als:

• je Microsoft 365 wilt gebruiken als slim documentmanagementsysteem
• structuur, compliance en overzicht essentieel zijn
• je IT wilt ontlasten via standaardisatie en automatisering
• je Teams en SharePoint vanaf de start goed wilt inrichten
• je processen leidend wilt maken voor documenten, rechten en mappen

Wil je Teams, SharePoint en compliance structureel goed inrichten, zodat je incidenten voorkomt in plaats van achteraf te herstellen? Dan is P365 2.0 van CTB de beste keuze voor jouw organisatie.

Benieuwd hoe dit er in de praktijk uitziet? Plan vandaag nog jouw gratis, persoonlijke demo. 

Veelgestelde vragen over AvePoint of CTB voor slim documentmanagement in M365

Hieronder vind je antwoorden op de meestgestelde vragen over het verschil tussen AvePoint en CTB. Ze helpen je beter te begrijpen welke oplossing het beste past bij jouw organisatie en hoe je Microsoft 365 overzichtelijk en compliant kunt inrichten.

Wat is het verschil tussen AvePoint en CTB voor documentmanagement?

Het belangrijkste verschil zit in de aanpak en focus:

• AvePoint is vooral gericht op bescherming, back-up, restore en migratie van data die al bestaat. Het helpt je bij compliance en auditvraagstukken en is sterk in technische governance. Structuur en overzicht worden vooral afgedwongen via governance en beheer, niet vanuit het bedrijfsproces zelf.
• P365 2.0 van CTB richt zich op het voorkomen van chaos vanaf het begin. Teams, SharePoint en documenten worden automatisch ingericht volgens jouw bedrijfsprocessen, inclusief lifecycle, rechten en metadata. Zo richt je Teams en SharePoint structureel goed in, zodat incidenten worden voorkomen.

Is P365 2.0 geschikt voor grote organisaties?

Ja. P365 2.0 is ontworpen om veel verschillende projecten, Teams en SharePoint-sites te beheren en ondersteunt zowel grote enterprises als KMO’s met complexe processen. Zo gebruiken organisaties als TBI, met meer dan twintig autonome werkmaatschappijen binnen één Microsoft 365-omgeving, P365 2.0 om structuur en governance aan te brengen in Teams en SharePoint. Doordat alles geautomatiseerd en procesgestuurd wordt ingericht, blijft het beheer overzichtelijk, zelfs bij zeer grote aantallen gebruikers en projecten.

Is AvePoint geschikt als ik structuur wil aanbrengen in plaats van alleen herstellen?

AvePoint is vooral geschikt voor organisaties die back-up, restore, migraties en technische governance belangrijk vinden. Als je structuur en overzicht wilt vanaf de start, is P365 2.0 van CTB een betere optie. 

Welke organisaties profiteren het meest van P365 2.0 van CTB ?

Organisaties die het meeste baat hebben zijn:

• Teams die intensief werken met projecten, dossiers of klantomgevingen
• Organisaties die M365 als centrale werkomgeving gebruiken
• Organisaties met compliance-eisen (ISO, NIS2, AVG)
• IT-afdelingen die willen standaardiseren en handmatig beheer willen verminderen

Sectoren zoals bouw, techniek, accountancy en financiële dienstverlening zien vaak de grootste voordelen.

Welke functionaliteiten maken P365 2.0 van CTB anders dan een traditionele back-up- of governance-tool?

P365 2.0 van CTB biedt functies die verder gaan dan traditionele back-up- of governance-tools:

• Automatische provisioning van Teams en SharePoint-sites
• Procesgestuurde structuur en lifecyclemanagement
• Geautomatiseerde rechten en roltoewijzing
• Integraties met ERP, CRM en andere systemen
• Gebruiksvriendelijke centrale documentmanagement-interface

Dit helpt je overzicht te behouden en compliance te waarborgen, terwijl traditionele tools alleen bestaande data beschermen of regels afdwingen.

Wanneer kies je voor CTB in plaats van AvePoint?

De software P365 2.0 van CTB is geschikt als je:

• Wildgroei in Teams en SharePoint wilt voorkomen in plaats van achteraf op te ruimen
• Documenten en mappen automatisch wilt inrichten volgens processen
• Compliance en lifecyclemanagement wilt integreren vanaf dag één
• IT wilt ontlasten door standaardisatie en geautomatiseerde provisioning

Kort gezegd helpt de software je organisatie om te standaardiseren en draagt bij aan compliance.