Hoe je Teams en SharePoint wél goed inricht als DMS

Waarom documentbeheer in Microsoft 365 vaak misgaat (en hoe het beter kan)

Veel organisaties maken de overstap van netwerkschijven naar Microsoft 365. Maar in de praktijk zien we dat documentbeheer binnen Teams en SharePoint nog vaak chaotisch is: dubbele bestanden, onduidelijke rechten en een wildgroei aan Teams-sites. En dat terwijl Microsoft 365 juist alle functies biedt om documentmanagement slimmer, veiliger en gestructureerd in te richten.

Laten we het concreet maken en verkennen waarom Teams en SharePoint een uitstekend documentmanagementsysteem (DMS) vormen én wat je nodig hebt om dat in de praktijk ook echt organisatiebreed werkend te krijgen. Inclusief voorbeelden en tips uit onze expertsessie.

Wat is een DMS in Microsoft 365?

Microsoft 365 bevat alles wat je mag verwachten van een modern documentmanagementsysteem. Met de juiste inrichting zet je Teams en SharePoint eenvoudig in als volwaardig DMS voor je organisatie.

Belangrijke functies van Microsoft 365 als DMS:

• Versiebeheer: altijd kunnen terugvallen op eerdere versies
• Metadata en filters: documenten snel en slim terugvinden
• Samenwerken in één document: zonder kopietjes rond te mailen
• Rechten en governance: per rol, team of map regelen
• Integratie met processen: bijvoorbeeld Planner of andere Microsoft-apps
• Flexibele structuur: in te richten voor allerlei dossiers en teams, zoals klanten, projecten en afdelingen

Toch gebruiken veel organisaties deze functies onvoldoende. Vaak ontbreekt een duidelijke structuur of goede governance, met versnippering en risico’s als gevolg.

Veelvoorkomende valkuilen bij documentmanagement in M365

Wat gaat er mis als je Teams en SharePoint zonder goede basis inzet voor documentbeheer? Dit zijn veelgehoorde valkuilen:

• Teams en SharePoint worden los van elkaar ingericht, niet afgestemd op werkprocessen, waardoor data versnipperd raakt
• Gebruikers maken zelf mappen, sites of Teams aan, vaak zonder gezamenlijke afspraken of structuur
• Rechten worden ad hoc toegekend, met onduidelijkheid over wie toegang heeft tot welke informatie
• Geen lifecyclebeheer: wanneer archiveren of verwijderen we eigenlijk?
• Samenwerking met externen verloopt rommelig of onveilig door gebrek aan goede inrichting en afspraken

Deze problemen leiden tot chaos, hogere risico’s op datalekken en auditproblemen. Helemaal met strengere eisen zoals NIS2 en ISO27001 in het vizier.

Zo richt je Teams en SharePoint goed in als DMS

Een goed werkend DMS in Microsoft 365 begint bij een vaste structuur, gebaseerd op je processen. Denk aan klantdossiers, projecten of assets. Door deze structuur vooraf te ontwerpen én te automatiseren, voorkom je versnippering en fouten.

Belangrijke principes:

• Procesgerichte inrichting van Teams en SharePoint
• Standaardisatie van mappenstructuren en metadata
• Governance en lifecyclebeheer vastleggen
• Automatisering om handmatig werk te voorkomen

Onze aanpak met P365: DMS voor Teams en SharePoint

Onze software P365 ondersteunt organisaties om Teams en SharePoint goed in te richten als DMS binnen Microsoft 365. Met P365 bepaal je per proces:

• Welke Teams-sites en documentstructuren nodig zijn
• Welke metadata verplicht is
• Welke rollen en rechten van toepassing zijn

Die inrichting wordt automatisch toegepast bij elk nieuw dossier of project. Geen handmatig werk, geen afwijkingen.

Dit zijn de belangrijkste voordelen van P365 voor documentmanagement in Microsoft 365:

• Gebruikers kunnen alleen wat ze móeten kunnen
• Documenten worden overal op dezelfde manier opgeslagen
• Rechten en toegang zijn altijd inzichtelijk
• Samenwerking met externen is veilig en afgeschermd

En omdat P365 volledig in je eigen Microsoft 365-tenant draait, blijft alle data binnen je eigen omgeving.

Slimme functionaliteiten voor dagelijks gemak

Een goed ingericht DMS maakt documentbeheer niet alleen veiliger, maar ook veel gebruiksvriendelijker.

Voorbeelden van handige functionaliteiten in Teams en SharePoint met P365 zijn:

• Weergaves op basis van metadata: zie bijvoorbeeld alleen documenten die nog ter goedkeuring staan
• Recente documenten bovenaan: 90% van wat je zoekt, vind je in één klik
• Live samenwerken met automatische versiegeschiedenis
• Documenttemplates die automatisch worden ingevuld met data uit CRM of ERP

Het resultaat? Minder zoeken, minder fouten, meer grip op je documenten.

Waarom een goed DMS belangrijk is voor Microsoft Copilot

De opkomst van Microsoft Copilot maakt een goede DMS-inrichting nóg belangrijker. AI-tools vinden alles waar jij rechten toe hebt. Ook documenten die per ongeluk in een openbaar Team zijn beland. Stel je voor dat een medewerker via Copilot zoekt op “jaarresultaten” en ineens een vertrouwelijk financieel rapport uit een ander team krijgt voorgeschoteld, simpelweg omdat daar geen juiste toegangsrechten op stonden.

Met een goed ingerichte governance en strakke rechtenstructuur in Teams en SharePoint zorg je dat Copilot slim en veilig werkt. Zo voorkom je dat gevoelige informatie onbedoeld beschikbaar komt.

De succesformule voor documentmanagement in Microsoft 365

Een goed werkend DMS in Microsoft 365 is geen puur IT-project. Het vraagt om:

• Duidelijke doelen en processen
• Een slimme en gestandaardiseerde structuur
• De juiste tooling zoals P365
• Een helder plan voor adoptie en training

Wil je zien hoe andere organisaties dit hebben aangepakt? Bekijk onze expertsessie terug of neem contact op voor een demo. Samen helpen we je om Teams en SharePoint in te zetten als een veilig, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig DMS.