Versnipperd documentmanagement in financiële organisaties: zo los je het op

De uitdaging van versnipperde data binnen financiële dienstverlening en de rol van Microsoft 365

Als IT’er herken je dit: data staat verspreid in fiscale tools, AFAS (HR en klantgegevens), gedeelde netwerkschijven en verouderde SharePoint-omgevingen. Iedereen gebruikt zijn eigen tool, terwijl jij achterblijft met een chaotisch landschap. Documenten zijn verspreid, processen onsamenhangend en samenwerking is moeizaam.

Microsoft 365 ligt vaak onderbenut klaar, terwijl het juist alle mogelijkheden biedt voor grip, structuur en compliance. Hoog tijd om die versnippering aan te pakken. De vraag is: hoe krijg je dit voor elkaar? 

Veelvoorkomende problemen door versnipperde data in Teams en SharePoint 

Veel organisaties in de financiële sector werken al met Teams en SharePoint. Het probleem is alleen dat deze handige tools niet op de juiste manier worden gebruikt. En dat leidt tot de volgende issues: 

• Verspreide documenten over meerdere systemen
• Dubbel werk door het handmatig overtypen van informatie uit het bronsysteem
• Verouderde mappen zonder duidelijk beleid of eigenaarschap
• Onzekerheid over de juiste documentversie
• Beveiligingsrisico’s door moeilijk te beschermen gevoelige informatie

Voor jou als IT-manager betekent dit voortdurend brandjes blussen: handmatig toegangsrechten instellen, risico’s bij audits, en eindeloze supportvragen. Voor de organisatie leidt het tot inefficiëntie, vertraging in processen en hogere compliance-risico’s. 

Waarom de juiste inrichting in Microsoft 365 de logische stap is voor slim documentmanagement

Gelukkig zijn deze issues ook te verhelpen met de juiste inrichting in Microsoft 365. Richt je deze namelijk op de juiste manier in als DMS, dan kun je rekenen op een vaste structuur voor Teams en SharePoint. Een handige tool zoals P365 helpt hierbij.

Deze software van CTB is speciaal ontwikkeld om Microsoft 365 consistent in te richten, inclusief governance, toegangsbeheer en provisioning. 

Hiermee creëer je:

• Één centrale, betrouwbare bron van waarheid
• Duidelijke mappenstructuren en centraal toegangsbeheer
• Naadloze integratie met bronsystemen zoals AFAS, CRM en HRM
• Een uniforme werkomgeving passend bij bestaande workflows

Zo maak je compliance werkbaar én efficiënt. Precies wat de financiële sector nodig heeft.

Praktijkvoorbeeld: automatisch projectdossier vanuit AFAS

Veel kantoren gebruiken AFAS voor klant- en projectdata. Toch belanden documenten vaak nog in losse fileshares of oude systemen. Dat kan slimmer.

Dit proces kan volledig geautomatiseerd worden met een slimme koppeling tussen AFAS en Microsoft 365. Zodra een klantdossier wordt aangemaakt, wordt er automatisch een Teams-omgeving of SharePoint-site ingericht met:

• Vaste mapstructuur met standaard sjablonen
• Correct ingesteld toegangsbeheer en relevante metadata
• Veilige, uniforme werkomgeving voor directe start

Handmatig werk valt weg, terwijl gebruikers meteen in een herkenbare en gestandaardiseerde omgeving kunnen werken. Win-win. 

Veilig en flexibel samenwerken zonder handmatig beheer met de juiste inrichting van Teams en SharePoint  

Een veelvoorkomend dilemma: hoe geef je externe adviseurs of auditors tijdelijk toegang tot dossiers, zonder dat dit ten koste gaat van beveiliging?

Tijdelijke rollen en rechten zijn een effectieve manier om externe adviseurs of auditors tijdelijk en gecontroleerd toegang te geven tot dossiers:

• Beperkte toegang tot alleen de benodigde documenten of omgevingen
• Automatische intrekking van rechten na afloop
• Volledige logging en inzicht voor auditdoeleinden
  Hiermee behoud je flexibiliteit zonder concessies te doen aan beveiliging, een must in de financiële sector.

Zo combineer je flexibiliteit met grip. Precies waar je als IT’er in de financiële sector naar zoekt. 

Praktijkvoorbeeld: digitaal ondertekenen zonder de omgeving te verlaten

Het ondertekenen van documenten is een dagelijkse taak bij accountants, fiscalisten en compliance officers. Toch gebeurt dit vaak buiten Microsoft 365: downloaden, uploaden naar een extern platform en weer terugzetten.

Met integraties binnen Microsoft 365 (denk aan Power Automate en tools als PKI Signing) kan dit proces volledig binnen de eigen omgeving:

• Document in SharePoint selecteren
• Wizard begeleidt door het ondertekenproces
• Ondertekend document keurig terug in het juiste dossier

Dit vermindert fouten, verhoogt efficiëntie en houdt alles binnen jullie vertrouwde werkomgeving.

Een juiste inrichting in Microsoft 365 als basis voor audits, ISO27001 en NIS2 zonder stress

Een goed ingerichte Microsoft 365-omgeving is niet alleen een praktische werkplek; het vormt ook het fundament voor risicobeheersing en compliance.

• Rechten en toegang zijn centraal geregeld
• Documenten zijn vindbaar en versiebeheer is ingebouwd
• Dossiers zijn consistent opgezet en gearchiveerd volgens beleid
• Auditors en toezichthouders krijgen precies de juiste inzage

Met de software P365 krijg je dit technisch voor elkaar. Dankzij de ondersteuning van de experts van CTB zorg je ook voor adoptie en continuïteit.

Efficiënt en compliant werken met Microsoft 365 en P365

De tijd van versnipperde data en verouderde tools is voorbij. Met Microsoft 365 als centrale bron en P365 als fundament krijg je als IT-team in de financiële dienstverlening weer grip op documentmanagement en compliance.

Klaar voor een vaste structuur in Teams en SharePoint? Neem contact op met CTB en ontdek wat P365 voor jouw organisatie kan betekenen.

Veelgestelde vragen over versnipperd documentmanagement in financiële organisaties

We ronden dit artikel af met een aantal veelgestelde vragen én antwoorden over versnipperd documentmanagement in financiële organisaties. Staat jouw vraag er niet tussen? We beantwoorden je vraag graag! 

Hoe kan ik versnipperd documentmanagement in Microsoft 365 snel overzichtelijk maken?

Begin met het centraal structureren van Teams en SharePoint-sites, standaardiseer mappen en metadata, en maak duidelijke richtlijnen voor documentbeheer. Zo ontstaat een overzichtelijke en efficiënte werkomgeving zonder dat oude bestanden verloren gaan. P365 van CTB helpt hierbij. 

Hoe kan ik handmatig werk bij documentbeheer verminderen in Teams en SharePoint? 

Automatiseer zoveel mogelijk processen zoals het aanmaken van projectdossiers of het toepassen van standaard mappenstructuren. Dit vermindert dubbele bestanden en handmatig beheer, waardoor IT-teams efficiënter werken. Met software zoals P365 zorg je voor een geautomatiseerde en gestructureerde inrichting in Microsoft 365. 

Welke voordelen levert een gestructureerde Microsoft 365-omgeving voor IT-teams op?

Een gestructureerde omgeving vermindert handmatig beheer, maakt toegangsrechten overzichtelijk, verkort zoektijd voor documenten en verlaagt compliance-risico’s. Zo heb je als IT-team meer controle en kunnen zich richten op strategische taken in plaats van brandjes blussen.