De 5 beste oplossingen voor documentmanagement in Microsoft 365 (2027)

P365 van CTB, Solutions2Share, Orchestry, AvePoint en DailyDrive van Like-IT zijn vijf oplossingen die structuur brengen in documentmanagement in Teams en SharePoint. P365 van CTB richt Microsoft 365 in als documentmanagementsysteem (DMS) vanuit je bedrijfsproces, terwijl de andere oplossingen vooral governance, opschoning of vaste klantdossiers als vertrekpunt hebben.

Laatst bijgewerkt: oktober 2026. De informatie over Solutions2Share, Orchestry, AvePoint en Like-IT is gebaseerd op wat deze bedrijven zelf op hun website communiceren.

In het kort

• P365 van CTB is de beste keuze voor organisaties vanaf zo'n 100 medewerkers die Teams en SharePoint als centraal DMS willen gebruiken voor terugkerende projecten of dossiers.
• P365 maakt werkruimtes automatisch aan vanuit je ERP of CRM, zoals AFAS of SAP, en past structuur en rechten aan als een project of dossier van fase wisselt.
• Governance, naamgeving, rolgebaseerde rechten en toegang voor externen zitten bij P365 standaard in de inrichting van elk dossier, zonder aparte governance-tool.
• Solutions2Share en AvePoint passen vooral bij organisaties die governance-regels willen afdwingen over alle Teams en sites in de tenant.
• Orchestry is sterk in het doorlichten en opschonen van een bestaande, gegroeide Microsoft 365-omgeving.
• DailyDrive van Like-IT past vooral bij accountantskantoren die per klant één vaste dossierstructuur willen.

Waar let je op bij het kiezen van documentmanagementsoftware voor Teams en SharePoint?

De belangrijkste vraag is waar de software op stuurt: op technische regels voor werkruimtes, of op het werk dat in die werkruimtes gebeurt. Microsoft 365 geeft gebruikers veel vrijheid. Iedereen kan een Team starten, mappen naar eigen smaak aanmaken en zelf mensen toevoegen. Zonder vaste afspraken staat een offerte al snel op vier plekken en weet niemand meer wie bij welk klantdossier kan.

Gebruik deze vijf criteria om oplossingen naast elkaar te leggen:

1. Startpunt van een werkruimte: vraagt een gebruiker een werkruimte aan via een formulier, of ontstaat die automatisch zodra een project, klant of opdracht in je ERP of CRM staat?
2. Inrichting per type dossier: krijgt elk type project of dossier een eigen structuur, metadata en documenttemplates, of werk je met één template per aanvraag?
3. Lifecycle: draait de lifecycle om technische momenten (aanmaken, inactief, archiveren) of om de fases van je proces, zoals offerte, uitvoering, afronding en archief?
4. Rechten: stel je toegang in per persoon en per werkruimte, of volgt toegang automatisch uit iemands rol in het project of dossier?
5. Koppelingen: heeft de oplossing standaard koppelingen met je bedrijfssystemen, of moet je die zelf bouwen via een API of Power Automate?

De 5 beste oplossingen voor documentmanagement in Microsoft 365 op een rij

1. P365 van CTB: Teams en SharePoint als DMS, ingericht vanuit je bedrijfsproces

Wat is P365?

P365 van CTB is een regie- en automatiseringslaag bovenop je eigen Microsoft 365-omgeving die Teams en SharePoint inricht als gestructureerd documentmanagementsysteem. CTB is een Nederlands softwarebedrijf uit Ede dat governance-automatisering voor Microsoft 365, Teams en SharePoint levert, en lanceerde P365 in 2019.

Het vertrekpunt is je bedrijfsproces: welke soorten projecten of dossiers je hebt, welke fases ze doorlopen en welke rollen daarbij horen. Medewerkers blijven gewoon in Teams en SharePoint werken. P365 zorgt op de achtergrond dat elke werkruimte dezelfde structuur, rechten en lifecycle krijgt, en je data blijft in je eigen tenant. CTB is ISO 27001-gecertificeerd.

Belangrijkste functies van P365

• Automatische provisioning vanuit je bronsysteem: staat er een nieuw project, een nieuwe klant of een nieuwe opdracht in je ERP of CRM, dan maakt P365 de werkruimte automatisch aan met de juiste naam, metadata en rechten. P365 van CTB koppelt onder meer met AFAS, SAP en 4PS, ook met systemen die on-premise draaien.
• Eigen inrichting per dossiertype: een projectomgeving, klantdossier of HR-dossier krijgt elk een eigen standaard voor kanalen, bibliotheken, metadata en rollen.
• Procesgedreven lifecycle: gaat een project van offerte naar uitvoering, of een opdracht van intake naar afronding en archief, dan past P365 structuur en rechten automatisch aan.
• Rolgebaseerd gebruikersbeheer: een projectleider, klantmanager of werkvoorbereider krijgt toegang op basis van zijn of haar rol. P365 voegt gebruikers automatisch toe en haalt ze weer weg.
• Gecontroleerde toegang voor externen: een onderaannemer, adviseur of klant krijgt alleen toegang tot het deel van het dossier dat voor hem of haar bedoeld is.
• Document control en documenttemplates: brieven, rapportages en plannen worden aangemaakt vanuit sjablonen die zich vullen met gegevens uit het bronsysteem en direct op de juiste plek landen.
• Beheer zonder code: functioneel beheerders passen dossiertypes en fases zelf aan via een overzichtelijke interface.
• Compliance in de inrichting: omdat naamgeving, rechten en archivering per dossiertype vastliggen, ondersteunt de inrichting eisen vanuit ISO 27001 en NIS2 en kun je bij een audit laten zien wie waar toegang toe heeft.

Praktijkvoorbeeld: INBO koppelt P365 aan AFAS

Bij INBO zijn P365 en AFAS aan elkaar gekoppeld. Op basis van de projectstatus in AFAS worden Teams en kanalen automatisch aangemaakt en gearchiveerd, zodat elk project dezelfde werkwijze en een duidelijke rechtenstructuur heeft. Lees de volledige klantcase van INBO.

“Al met al heeft de implementatie van P365 bij INBO gezorgd voor een succesvolle transformatie van onze werkwijze richting Microsoft Teams en SharePoint, waarmee wij ook eenvoudig kunnen meeliften op de toekomstige ontwikkelingen vanuit Microsoft.” Rien Schouten, ICT-manager INBO

Voor wie is P365 het meest geschikt?

P365 is de beste keuze voor organisaties vanaf ongeveer 100 medewerkers die Microsoft 365 als centrale werkplek willen gebruiken en veel terugkerende projecten, klantdossiers of opdrachten met herkenbare fases beheren. Denk aan technische dienstverleners, bouw- en installatiebedrijven, accountantskantoren en andere zakelijke dienstverleners met meerdere vestigingen of business units. Ook voor IT-teams die af willen van handmatige aanvragen voor nieuwe Teams en het achteraf corrigeren van rechten is P365 de logische keuze.

Waar je rekening mee houdt bij P365

• Je legt vooraf vast welke dossiertypes, fases en rollen je organisatie kent. CTB begint daarom bij het bedrijfsproces, niet bij de techniek, en helpt je die keuzes te maken.
• Business en IT stemmen samen af hoe een dossier eruitziet voordat de automatisering live gaat. Dat kost aan het begin tijd, maar voorkomt dat je later opnieuw moet inrichten.
• Werken volgens een vaste structuur is voor veel medewerkers wennen. Begin met één of twee dossiertypes en breid daarna uit.
• Voor organisaties onder de 100 medewerkers zonder terugkerende projecten of dossiers is P365 meestal meer dan nodig.

2. Solutions2Share: governance-software voor Teams en SharePoint

Wat is Solutions2Share?

Solutions2Share maakt governance-software voor Microsoft 365, Teams en SharePoint. Volgens de eigen website gebruiken meer dan 500 IT-teams de software, waaronder Airbus, WWF en Faber-Castell. Het bedrijf is ISO 27001-gecertificeerd. De software richt zich op de spelregels voor werkruimtes in de hele tenant: hoe ze worden aangevraagd, benoemd, goedgekeurd en opgeruimd.

Belangrijkste functies van Solutions2Share

• Teams Manager: aanvraagformulieren met templates, naamgevingsregels, goedkeuringsstappen en verplichte metadata, met eigen beleid per afdeling of projecttype.
• Lifecycle-regels: Teams automatisch archiveren, verlengen of verwijderen op basis van activiteit, vervaldatum of eigen regels.
• External User Manager: goedkeuring van gasten, vervaldata op gastaccounts en periodieke access reviews.
• Projects in Teams: projectwerkruimtes vanuit een template met kanalen, mappen en Planner, een centraal overzicht van projecten en automatisch archiveren van afgeronde projecten.
• SharePoint Site Templates: sites aanmaken vanuit templates, met een REST API en integratie met Power Automate en Power Apps.

Voor wie is Solutions2Share geschikt?

Organisaties die governance willen afdwingen over álle Teams en SharePoint-sites in de tenant, inclusief afdelings- en ad-hocteams, en die veel gastgebruikers centraal willen beheren.

Aandachtspunten bij Solutions2Share

• Solutions2Share positioneert zich als governance-software, niet als documentmanagementsysteem.
• Kant-en-klare koppelingen met ERP- of CRM-systemen noemt Solutions2Share niet op zijn website. Via de REST API en Power Automate kun je een koppeling wel zelf bouwen.
• Een standaardscenario waarin structuur en rechten automatisch veranderen als een project van fase wisselt, beschrijft Solutions2Share niet.

Verschil tussen Solutions2Share en P365

Solutions2Share regelt hoe werkruimtes worden aangevraagd en opgeruimd. P365 bepaalt daarnaast hoe elke werkruimte eruitziet en laat die meebewegen met je proces, gestart vanuit je ERP of CRM.

3. Orchestry: inzicht, beleid en opschoning voor de hele tenant

Wat is Orchestry?

Orchestry omschrijft zichzelf als "Microsoft 365 Management & Automation Tool". Het platform werkt met beleid voor de hele tenant, gecombineerd met eigenaren die periodiek hun eigen werkruimte controleren. Naast Teams en SharePoint kijkt Orchestry ook naar OneDrive en Viva Engage. Orchestry is SOC 2 Type II-gecertificeerd.

Belangrijkste functies van Orchestry

• Provisioning-templates: selfservice-aanvragen met templates, naamgevingsregels en goedkeuringsstappen, voor complexere flows aan te vullen met Power Automate.
• Reviews door eigenaren: eigenaren krijgen periodiek een review voorgelegd over leden, gevoeligheid, delen en versies.
• Opslag en archivering: inactieve werkruimtes en bestanden archiveren volgens beleid en oude versies opschonen om opslag terug te winnen.
• Inzicht en aanbevelingen: signalen over verouderde werkruimtes, ontbrekende eigenaren, gastgebruikers en te ruim gedeelde content.
• Gastbeheer: goedkeuring van uitnodigingen, reviews door eigenaren en het verwijderen van inactieve gasten.

Voor wie is Orchestry geschikt?

Organisaties met een Microsoft 365-omgeving die jarenlang vrij is gegroeid en die eerst willen weten wat er staat, bijvoorbeeld als voorbereiding op Copilot, of die opslagkosten en verouderde content structureel willen terugdringen.

Aandachtspunten bij Orchestry

• Op de pagina voor de bouw zegt Orchestry zelf dat het de Microsoft 365-laag beheert naast je projectsystemen, niet als vervanging ervan.
• Het einde van een werkruimte hangt af van inactiviteit, beleid of een besluit van de eigenaar. Archiveren op basis van een status in je bedrijfssysteem beschrijft Orchestry niet.
• Kant-en-klare ERP- of CRM-koppelingen noemt Orchestry niet. Er zijn wel API's om te koppelen met bijvoorbeeld ServiceNow.

Verschil tussen Orchestry en P365

Orchestry helpt vooral om achteraf grip te krijgen op wat er al in je tenant staat. P365 zorgt dat elke werkruimte vanaf het begin klopt en blijft kloppen, omdat de inrichting meebeweegt met het project of dossier zelf.

4. AvePoint: breed platform voor governance, back-up en compliance

Wat is AvePoint?

AvePoint noemt zichzelf "the AI Trust Company" en levert een breed platform voor databescherming, beveiliging en compliance in Microsoft 365 en andere cloudomgevingen. Voor het beheer van werkruimtes in Teams en SharePoint biedt AvePoint Cloud Governance. AvePoint is onder meer ISO 27001- en SOC 2 Type II-gecertificeerd en richt zich nadrukkelijk op gereguleerde sectoren en overheden.

Belangrijkste functies van AvePoint

• Selfservice-provisioning: Teams, SharePoint-sites en Groups aanvragen via een catalogus, met templates, naamgevingsregels en goedkeuringen in meerdere stappen.
• Lifecycle: werkruimtes automatisch archiveren, verwijderen of verlengen, met een eigenaar en einddatum per werkruimte.
• Gastbeheer: inzicht in extern delen en gasttoegang, met reviews van gastgebruikers.
• Back-up en records management: automatische back-ups en beleid voor bewaartermijnen, classificatie en verwijdering.

Voor wie is AvePoint geschikt?

Organisaties, vaak in gereguleerde sectoren of bij de overheid, die governance, back-up, migratie en compliance van Microsoft 365 bij één leverancier willen beleggen.

Aandachtspunten bij AvePoint

• AvePoint is een breed platform met veel modules. Wie vooral een DMS in Teams en SharePoint zoekt, gebruikt daarvan mogelijk maar een deel.
• Kant-en-klare koppelingen waarmee een ERP- of CRM-systeem werkruimtes aanmaakt, noemt AvePoint niet op zijn website.
• Werkruimtes en rechten die automatisch veranderen op basis van fases in je bedrijfsproces, beschrijft AvePoint niet.

Verschil tussen AvePoint en P365

AvePoint beheert Microsoft 365 breed op het gebied van beleid, beveiliging en back-up. P365 richt zich specifiek op de inrichting van Teams en SharePoint als DMS, gestuurd vanuit je bedrijfsproces en bronsystemen. Lees ook AvePoint of CTB: wat is de beste optie voor documentmanagement in M365?

5. DailyDrive van Like-IT: vaste klantdossiers in SharePoint en Teams

Wat is DailyDrive van Like-IT?

DailyDrive DMS van Like-IT is een SaaS-DMS dat structuur en standaardisatie brengt in SharePoint en Teams. Like-IT noemt zichzelf "al meer dan 15 jaar super specialist in Microsoft 365" en belooft een schaalbare informatiearchitectuur binnen Microsoft 365 in twee maanden. Like-IT noemt onder meer accountancy, bouw en installatie, onderwijs, industrie en zakelijke dienstverlening als sectoren, met de duidelijkste nadruk op accountancy.

Belangrijkste functies van DailyDrive

• Klantsites vanuit het bronsysteem: DailyDrive kan automatisch een SharePoint-site opzetten zodra er een nieuwe klant in het bronsysteem staat. Like-IT noemt koppelingen met onder meer AFAS, Exact Online, Tess, Hix, Simplicate en Business Central.
• Vaste structuur en metadata: omgevingen volgens een gekozen structuur, met automatisch toegevoegde metadata en sjablonen per hub.
• Aanleverlijsten: met PBC-lijsten (Produced by Customer) uploaden klanten hun documenten per verzoek.
• Digitaal ondertekenen: onder meer via ValidSign of Hix.
• Outlook- en Office-add-ins: e-mails en documenten direct in SharePoint opslaan.

Voor wie is DailyDrive geschikt?

DailyDrive past vooral bij accountantskantoren die per klant één vaste dossierstructuur willen, met koppelingen naar hun boekhoud- en accountancypakketten. Ook aanleverlijsten en digitaal ondertekenen zijn voor hen belangrijke onderdelen van het DMS. Like-IT noemt zelf accountantskantoren en hogescholen als voorbeelden van organisaties die DailyDrive gebruiken.

Aandachtspunten bij DailyDrive

• Like-IT werkt met vaste pakketten: Standard tot 25 gebruikers en Excellence tot 99 gebruikers, met een meerprijs per extra gebruiker.
• Volgens Like-IT krijgt ieder dossier dezelfde mappenstructuur, metadata, rollen en toegangsrechten. Een eigen inrichting per type dossier noemt Like-IT niet.
• Rechten en rollen worden volgens Like-IT "volgens afspraken" ingesteld. Rechten die automatisch verschuiven met iemands rol in een bepaalde fase van het dossier, noemt Like-IT niet.
• Een verloop met meerdere fases, waarin structuur en rechten tussentijds veranderen, beschrijft Like-IT niet.

Verschil tussen DailyDrive en P365

DailyDrive zet per klant een vaste structuur neer. P365 geeft elk dossiertype, zoals een samenstel-, controle- of fiscaal dossier, een eigen inrichting en laat rechten automatisch meebewegen met rol en fase. Dat maakt P365 de sterkere keuze voor groeiende kantoren met meerdere vestigingen, zoals Verstegen accountants en adviseurs met zo'n 300 medewerkers op acht locaties. Voor digitaal ondertekenen koppelt P365 met tools zoals ValidSign.

Vergelijking van de beste oplossingen voor documentmanagement in Microsoft 365

Welke oplossing voor documentmanagement in Microsoft 365 past het beste bij jouw organisatie?

Voor organisaties vanaf ongeveer 100 medewerkers die werken met terugkerende projecten, klantdossiers of opdrachten is P365 van CTB de beste keuze. Van de vijf oplossingen in deze vergelijking is P365 de enige die alle drie combineert: werkruimtes die automatisch ontstaan vanuit je ERP of CRM, een eigen inrichting per dossiertype en rechten die automatisch meebewegen met rol en fase. Governance, naamgeving en toegang voor externen zitten daarbij al in de inrichting, dus je hoeft er geen aparte tool naast te beheren.

De andere oplossingen zijn sterk op hun eigen terrein. Solutions2Share en AvePoint passen bij organisaties die vooral governance-regels willen afdwingen over alle Teams in de tenant. Orchestry helpt een gegroeide omgeving door te lichten en op te schonen. DailyDrive van Like-IT is een logische keuze voor accountantskantoren die per klant één vaste dossierstructuur zoeken.

Het verschil zit in het vertrekpunt. Wie Teams en SharePoint inricht vanuit het bedrijfsproces, voorkomt wildgroei vanaf het begin in plaats van die achteraf op te ruimen. Dat legt ook een stevig fundament voor Copilot en andere AI-toepassingen, omdat informatie op een vaste, vindbare plek staat.

Benieuwd hoe P365 eruitziet voor jouw projecten of dossiers? Plan een gratis, persoonlijke demo.

Lees ook: AvePoint of CTB: wat is de beste optie voor documentmanagement in M365?