Hét geheim van succesvolle projecten
Veel bedrijven gebruiken een projectmethodiek die gericht is op het opleveren van een nieuw systeem en in mindere mate geschikt is voor het duurzaam maken van de verandering. Daarbij stammen de klassieke projectmethodieken uit de watervaltijd, ook al hebben ze inmiddels wel een agile-sausje gekregen. Vandaag de dag zijn we elkaar volop aan het scrummen en sprinten met elkaar en werken we agile. Maar ondanks die nieuwe werkwijzen ontstaan er nogal eens problemen in de laatste (acceptatie)fase, waarin de eindgebruiker zélf aan de slag gaat. Bij deze implementaties is onvoldoende aandacht voor changemanagement en het goed begeleiden van de verandering geweest. ‘En juist door die manier van werken lopen er nogal wat projecten mis’, aldus Rolf van der Wal, projectmanager bij CTB. Wij streven naar succesvolle projecten en niet alleen naar opgeleverde systemen!’
Het geheim van resultaatgerichte projectaanpak
Laten we eerst eens kijken naar wanneer een project volgens CTB succesvol is (zie afbeelding):
- Het formuleren van concrete doelstellingen is erg belangrijk voor het slagen van het project. Hierbij speelt het senior management van de klant een belangrijke rol. Goed geformuleerde doelstellingen helpen in de communicatie naar stakeholders en gebruikers, en zorgen voor een beter meetbaar projectresultaat.
- Het project moet voorspelbaar, stapsgewijs en conform plan (binnen tijd, scope en budget) opgeleverd worden.
- De verandering moet duurzaam gemaakt worden, zodat de organisatie optimaal van de voordelen profiteren kan. Duurzame verandering betekent voor ons dat de gebruikers de nieuwe werkwijze eigen gemaakt hebben. Het goed inrichten van Change Management is hierbij belangrijk.
Voor het succesvol opleveren van een project zijn alle 3 de pijlers van evenredig belang. Het is een continu samenspel waarbij twee parallelle stromen voor project management en Change Management continu aan de doelstellingen getoetst worden.
Concreet voorbeeld
Concrete voorbeelden van een nieuwe doelstellingen kunnen zijn een flexibelere inzet van medewerkers of de wens om multidisciplinaire projecten efficiënter uit te voeren. Het échte geheim voor een succesvolle projectaanpak zit hem in het goed inrichten van Change Management binnen je organisatie. Alleen dan bereik je een duurzame, blijvende verandering en realiseer je sneller de gewenste Return On Investment.
We ‘eisen’ een change manager
‘Serieus Change Management doe je er niet even bij. Daarom raden we onze klanten zeer dringend aan om de rol van changemanager in te richten binnen hun organisatie. Dat is nadrukkelijk niet de projectmanager, maar vooral iemand die zich focust op de acceptatie van de veranderingen. Deze persoon is verantwoordelijk voor een trainings- en communicatieplan, maakt dit ook concreet, bedenkt hoe het project opgeleverd gaat worden, welke workshops de collega’s moeten volgen en hoe men ervoor kan zorgen dat iedereen écht graag op de nieuwe manier gaat werken’, aldus Rolf.
Van moeten naar willen
‘Zoals gezegd: nog te vaak zien wij dat de acceptatie van de verandering niet goed genoeg geregeld is. En dat is echt een gemiste kans, omdat het project daarmee moeilijk tot volle bloei komt. Zonde, want er zijn bergen werk verzet, er is geld geïnvesteerd en wanneer een nieuw systeem vervolgens niet vanuit vrijwilligheid door de medewerkers geaccepteerd wordt, dan mis je het uiteindelijke rendement waar het in de basis tóch allemaal om te doen was. Een goede changemanager zorgt voor acceptatie, projectborging en een duurzame verandering.’
Tijd voor een frisse blik
‘Wat ons vooral onderscheidt van anderen is de manier waarop we bedrijven sturen en begeleiden in Change Management. Het is in ieders belang dat we projecten uitrollen die blijvend een succesvolle bijdrage aan de doelstellingen van een bedrijf leveren. De keuzes die het management van een bedrijf hierin maakt zijn belangrijk. Zij zijn de sponsoren van het project en ambassadeurs van de verandering. Zij moeten leiderschap tonen naar de rest van de organisatie. Als er te veel onduidelijkheid is haakt een grote groep gebruikers af. Dit zijn aspecten van een verandering, die geen enkel systeem, hoe perfect ook, ooit oplossen kan. Een verandering heeft aandacht nodig en moet goed georganiseerd worden. De projectaanpak van CTB faciliteert hierin! Wij streven naar succesvolle projecten en niet alleen naar opgeleverde systemen.’
Vrijblijvend napraten over een resultaatgerichte projectaanpak? Neem contact met ons op. We helpen je graag.
