Dag netwerkschijf, hallo SharePoint
Stel, Office 365 is omarmd binnen jouw organisatie en SharePoint is als document management systeem met hoge verwachtingen ingevoerd. Maar er wordt toch minder gebruik gemaakt van de nieuwe mogelijkheden dan verwacht. Collega’s slaan als vanouds documenten op in projectdossiers op de P: schijf of erger nog, plaatsen belangrijke gegevens op hun eigen PC. De uitwisseling van grote documenten met externen of collega’s loopt nog regelmatig via Dropbox of WeTransfer.
Herkenbaar? Dan is de kans groot dat er te weinig tijd is genomen om de eindgebruikers goed te begeleiden in de verandering van hun werkwijze die nodig is om de voordelen van SharePoint voor projectmatig werkende organisaties volledig tot hun recht te laten komen. En die begeleiding is juist hard nodig.
De wereld die we al 30 jaar kennen
Vanaf de opkomst van MS-DOS in 1981 en later Windows 3.11 in 1992 zijn de principes van mappen en bestanden er met de paplepel ingegoten. Tot vandaag de dag geldt voor verreweg de meeste computergebruikers en kantoormedewerkers dat mappen dé manier zijn om hun documenten te organiseren. Voor een nieuwe categorie documenten of een nieuw project maak je gewoon een nieuwe map, of zelfs een hele vaste structuur van mapjes.
Sommige documenten zijn echter zo uniek dat ze in hun eentje in een net zo uniek mapje staan. En sommige documenten zijn zo moeilijk te categoriseren dat ze met vele soortgenoten in het mapje overig staan. Het terugvinden van het juiste document én de meest recente versie wordt er niet gemakkelijker op. Ook herkenbaar?
Geen mapjes meer in iTunes
Met de komst van iTunes van Apple moesten velen van ons al even wennen. Althans, dat was bij mij het geval. iTunes kent namelijk helemaal geen mappen, maar organiseert een grote bak met muzieknummers aan de hand van kenmerken zoalsArtiest, Album en Genre.Deze kenmerken worden metadata genoemd. Nu kan je eenvoudig je muziekcollectie met één klik gerangschikt op het kenmerk van je keuze weergeven. Erg handig om te vinden wat je zoekt.
Het managen van documenten in SharePoint, als onderdeel van de Office 365 productiviteitssuite, werkt met dezelfde principes. Je voorziet je bestanden van kenmerken, oftewel metadata, en zo kan je informatie van verschillende kanten zoeken, vinden, bekijken en delen. Deze manier van documenten ordenen heeft veel voordelen voor grote projectmatig werkende bedrijven die te maken hebben met veel en/of complexe projecten.
De pijlers van de verandering
De verandering in onze manier van denken en werken, zoals we eigenlijk vanaf 1981 gewend zijn, heeft dus aandacht nodig. De oplossing is niet ingewikkeld maar je moet het wel doen. Het begint met een goede voorbereiding van het project waarbij de directie en het management van de organisaties bepalen wat de doelstellingen zijn voor de invoer van de nieuwe werkwijze. Gaat het om risicobeheersing, terugdringen van faalkosten, een uniforme werkwijze voor de hele organisatie of iets heel anders?
Dit geeft de richting aan van de verandering en is een terugkerende boodschap in de communicatie rondom het project. En dat is ook meteen de tweede belangrijke factor. Tijdige berichtgeving voor de hele organisatie zorgt ervoor dat men voorbereid is op de aanstaande verandering. Het op tijd betrekken van projectgroepen en eindgebruikers tijdens de voorbereidingen heeft al ook een zeer positief effect. Dat ervaren bedrijven zoals Alewijnse aan den lijve bij de invoering van SharePoint als document management systeem voor hun projecten.
Onderschat het veranderproces niet
‘Last but not least’ moet je na de livegang van het nieuwe document management systeem genoeg tijd vrijmaken voor begeleiding van de SharePoint gebruikers. Aandachtspunten, problemen en suggesties voor verbetering moeten slagvaardig opgepakt worden om te voorkomen dat men weer uitwijkt naar de oude manier van werken. Onderschat het veranderproces niet en neem er als organisatie de tijd voor. Dan pluk je snel de vruchten van het efficiënt werken met projectdossiers in Office 365.
